BEM-Kilpailutus - Tarjouspyynnön seuraaminen ja muokkaaminen tarjousaikana

Seuraaminen

Tarjouspyynnön etenemistä voidaan seurata järjestelmästä käsin seuraaja-roolilla. Jokaiselta tarjouspyynnöltä nähdään tarjoajat ja voidaan erikseen katsoa mitä tiedostoja kukakin tarjoaja on käynyt lataamassa.

Seuraajat näkevät myös etukäteen kuka tarjouksen on jättänyt, vaikka itse tarjouksia ei pystykään näkemään. Tämä antaa mahdollisuuden siihen, että passiivisia tarjoajia voidaan halutessa kutsua osallistumaan.

Ainoastaan tarjouspyynnölle seuraajiksi määritetyt henkilöt pystyvät seuraamaan kilpailutusta. Tämä mahdollistaa sen, että jos kilpailutuksen tekeminen on ulkoistettu esim. konsultille, voivat omistajaorganisaation vastuuhenkilöt pidättää itsellään mahdollisuuden seurata kilpailutusta.

Lisäkirjeen teko

Lisäkirjeaineisto tallennetaan kansiorakenteessa urakan alle mieluiten omaan lisäkirjeen mukaan nimettyyn kansioon. Kun lisäkirjeaineisto on tallennettu, voidaan aktiivinen-vaiheessa olevalle kilpailutukselle noutaa lisäkirjeaineisto ja suorittaa lisäkirjeen jakelu Tee lisäkirje - toiminnolla.

Lisäkirjeestä menee sähköposti-ilmoitus kaikille kilpailussa mukana oleville ja kirje tulee näkyviin tarjoajan näkymään, josta aineisto voidaan ladata tarjoajan käyttöön.

Henkilöiden lisääminen

Tarjouspyyntöön voidaan lisätä henkilöitä myös vahvistamisen jälkeen. Voi käydä niin, että kilpailuun ilmoittaudutaan kilpailun aikana. Tällöin omistaja käy lisäämässä henkilöiden tiedot ensin yrityskohtaiseen tai käyttäjäkohtaiseen osoitekirjaan, jonka jälkeen henkilö lisätään tarjoajana haluttuun tarjouspyyntöön. Nyt lisätyt käyttäjät saavat samanlaisen sähköpostin kuin muut jo aikaisemmin lisätyt, ja he pääsevät lataamaan tiedostot sekä jättämään tarjouksen.

Myös avaajien, seuraajien sekä omistajien lisääminen on mahdollista myös kilpailun aikana.

Aikataulun muokkaaminen

Tarjouspyynnön päivämääriä voidaan joutua muokkaamaan, esimerkiksi tilanteessa, jossa halutaan jatkaa jo ilmoitettua tarjouspyyntöaikaa. Päivämäärien muuttamisen yhteydessä tulee aina kirjoittaa myös seliteteksti, joka lähtee sähköpostiviestillä tiedoksi kaikille tarjoajille. Myös itse tarjouspyynnölle tallentuu tieto tästä muutoksesta.

Tunnuksien lähettäminen

Jos joku tarjoajista poistaa vahingossa sähköpostin, jossa oli linkki tarjousaineistoon, tai sähköpostiohjelma siirtää kyseisen postin roskapostikansioon, josta se poistetaan, voidaan tunnukset tällöin lähettää uudestaan halutuille tarjoajille.

Tarjouspyynnön peruuttaminen

Tarjouspyyntö voidaan peruuttaa tai siirtää takaisin keskeneräisiin. Jos tarjouspyyntö on vahvistettu, mutta sen alkamisajankohta on tulevaisuudessa, voidaan tarjouspyyntö siirtää takaisin keskeneräisiin ja muokata siellä normaalisti. Tämän jälkeen tarjouspyyntö pitää vahvistaa uudestaan.

Tarjouspyyntö, joka on jo lähtenyt tarjoajille, voidaan peruuttaa. Peruuttaminen pitää aina perustella ja tästä lähtee kaikille tarjoajille automaattinen sähköposti, jossa on mukana peruutuksen syy. Peruuttamisen jälkeen tarjoajat eivät enää pääse järjestelmän kautta käsiksi aineistoon.