Seuraaminen
Tarjouspyynnön etenemistä voidaan seurata järjestelmästä käsin seuraaja-roolilla, jonka voi antaa projektin käyttäjälle yksittäiseen tarjouspyyntöön. Seuraaja näkee kaikki tarjouspyyntöön rekisteröityneet/lisätyt tarjoajat ja tapahtumalokista voidaan erikseen tarkastella, mitä tiedostoja kukakin tarjoaja on käynyt lataamassa.
Seuraajat näkevät myös etukäteen, ketkä ovat jättäneet tarjouksen, vaikka itse tarjouksia ei pystykään näkemään. Tämä antaa mahdollisuuden siihen, että passiivisia tarjoajia voidaan halutessa kutsua osallistumaan.
Seuraajan lisäksi myös tarjouspyynnön omistaja pystyy seuraamaan kilpailutusta. Mikäli käyttäjän projektiroolilla on "read all" -oikeus tarjouspyyntöihin, pääsee tämä tarkastelemaan kaikkia projektissa luotuja tarjouspyyntöjä.
Lisäkirjeen luonti
Lisäkirjeaineisto tallennetaan kansiorakenteessa urakan alle, mielellään omaan lisäkirjeen mukaan nimettyyn kansioonsa. Kun lisäkirjeaineisto on tallennettu kansioon, voidaan Aktiivinen-vaiheessa olevalle kilpailutukselle noutaa lisäkirjeaineisto ja suorittaa lisäkirjeen jakelu Luo lisäkirje - toiminnolla, joka löytyy tarjouspyynnön painikeriviltä.
Jokaisesta lisäkirjeestä lähtee sähköposti-ilmoitus kaikille sillä hetkellä kilpailussa mukana oleville ja lisäkirjeen dokumentit ilmestyvät tarjoajan näkymään alkuperäisten dokumenttien yhteyteen, josta ne ovat ladattavissa.
Henkilöiden lisääminen
Tarjouspyyntöön voidaan lisätä henkilöitä myös sen vahvistamisen jälkeen. Uusi tarjoaja voidaan lisätä joko suoraan syöttämällä tämän tiedot, tai lisäämällä tarjoaja omasta tai organisaation osoitekirjasta, johon tämän tiedot on sitä ennen tallennettu.
Jälkeenpäin lisätylle tarjoajalle lähtee samanlainen sähköposti-ilmoitus sisältäen linkin tarjouspyyntöön, kuten ennen tarjouspyynnön vahvistamista lisätyille tarjoajille.
Myös uusien avaajien, seuraajien sekä omistajien lisääminen on mahdollista kilpailun aikana.
Aikataulun muokkaaminen
Tarjouspyynnön päivämääriä voidaan joutua muokkaamaan, esimerkiksi tilanteessa, jossa halutaan jatkaa jo ilmoitettua tarjouspyyntöaikaa. Päivämäärien muuttamisen yhteydessä tulee kirjoittaa myös seliteteksti, joka tallentuu tarjouspyynnön tapahtumalokiin. Päivämäärien muutoksista lähtee osallistujille sähköposti-ilmoitus.
Tarjouspyyntölinkin uudelleenlähettäminen
Jos joku tarjoajista poistaa vahingossa sähköpostin, jossa on linkki tarjousaineistoon, tai esim. sähköpostiohjelma siirtää kyseisen viestin roskapostikansioon, josta se poistetaan, voidaan linkki tällöin lähettää uudelleen painamalla tarjoajan kohdalla Lähetä uusi linkki -painiketta.
Tarjouspyynnön peruuttaminen
Aktiivinen tarjouspyyntö voidaan peruuttaa Peruuta tarjouspyyntö -painikkeella. Peruuttamiselle kirjoitetaan syy ja kaikille tarjoajille lähtee peruuttamisen vahvistamisen myötä automaattinen sähköposti-ilmoitus, joka sisältää em. saateviestin. Peruuttamisen jälkeen tarjoajat eivät enää pääse järjestelmän kautta käsiksi aineistoon.
Tarjouspyynnön kopioiminen
Aktiivinen tai päättynyt tarjouspyyntö voidaan kopioida uudeksi tarjouspyynnöksi Kopioi-painikkeella. Kopioidulle tarjouspyynnölle syötetään tarvittaessa uusi nimi ja uudet päivämäärät sekä muutetaan tarpeen mukaan tarjouspyynnön tyyppiä ym. ominaisuuksia.
Toiminto kopioi alkuperäisen tarjouspyynnön henkilöt (myös tarjoajat) ja alkuperäiset dokumentit, mutta ei lisäkirjeitä. Henkilöt- ja Dokumentit -välilehdillä on mahdollista tehdä muutoksia ennen tarjouspyynnön vahvistamista.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.