Jos käytössä on kilpailutuspankki, jota käytetään ainoastaan kilpailutusten tekemiseen, pankkiin laaditaan jokaiselle kilpailutukselle oma hakemistorakenteensa. Tämä voidaan tehdä perustamalla kansiot käsin, kopioimalla mallikansioryhmä oikeuksineen tai käyttäen erikoisurakkatoimintoa.
Jos kyseessä on projektipankki tai pientyöpankki, on kansiorakenteessa mallista riippuen olemassa paikka kaupallisille aineistoille. Tänne joko perustetaan omat kilpailutuskohtaiset kansiot, tai ne ovat kansiorakenteessa jo valmiina olemassa.
Kilpailutusaineisto tallennetaan kokonaisuudessaan kilpailutuksen kansioihin, joko suunnittelijoiden tai muiden sellaisten henkilöiden toimesta, joiden tehtävänä aineistojen laadinta on. Vastuuhenkilö, esim. rakennuttajakonsultti tai muu kilpailutuksen laatija, tarkastaa aineiston oikeellisuuden ennen jakelun tekemistä. Kun tarjouspyyntöaineistojen laatimisvaihe on valmis, siirrytään varsinaiseen kilpailutuksen luontiin.
Tietoturva-aineisto kilpailutuksissa
Tilaajaorganisaation on mahdollista estää sellaisten dokumenttien jakaminen kilpailutuksissa, joille on valittu tietoturva-aineistoksi merkitty luokittelu. Järjestelmä estää lisäämästä em. dokumentteja tarjouspyyntöaineiston joukkoon. Jos tarjouspyyntöön lisätyn dokumentin luokittelu muutetaan tietoturva-aineistoksi kesken kilpailutuksen, tarjouspyyntö lukittuu, eikä sitä voida jatkaa ennen kuin tietoturva-aineisto on poistettu tarjouspyynnöstä.
Vinkki: Jos tarjouspyyntödokumentit ovat projektipankissa todella pitkien kansiopolkujen takana, saattaa ladatun aineiston purkamisessa/avaamisessa tulla ongelmia, jos kansiopolun ja sen päässä olevan tiedoston kokonaismerkkimäärä ylittää tietyn rajan Windows-työasemalla. Tarjouspyynnön vastaanottajan ohjeessa on ratkaisuja em. ongelmatilanteisiin, mutta myös tarjouspyyntöä luotaessa voi mahdollisuuksien rajoissa yrittää tallentaa aineisto projektipankissa lyhyehköjen kansiopolkujen taakse.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.