BEM-Kilpailutus - Tarjouspyynnön luonti ja lähettäminen

Tiedot ja aikataulu

Tarjouspyynnön nimeksi annetaan kilpailutettavan urakan tai sopimuksen nimi. Hankekilpailutuksissa projektin nimeä ei tarvitse nimi-kohtaan kirjoittaa, koska projektin nimi laitetaan mukaan automaattisesti lähteviin sähköposteihin. Jos kyseessä on kilpailutuspankki, on pankin nimi muodostettava niin, että nimi on soveltuva sen näkyessä tarjouspyynnön viestissä. Kuvaukseen voidaan syöttää lyhyt ohje esimerkiksi kysymysten esittämisestä tai muusta aikataulusta.

Tarjouspyynnölle määritetään aina päättymisajankohta, jonka jälkeen tarjoajat eivät pääse enää järjestelmän kautta aineistoon käsiksi. Tarjousten avausajaksi voidaan määrittää esim. seuraava päivä tarjousten päättymispäivästä, kuitenkin tarjousajan päättymisen jälkeen.

Tarjousten vastaanotossa on mahdollista käyttää yksi- tai kaksivaiheista menettelyä. Kaksivaiheisessa menettelyssä avaajiksi määritetyt henkilöt avaavat järjestelmästä ensin 1. vaiheen tarjousdokumentit, jotka ovat laatupisteitä koskevia tarjouksia. Vain niiltä tarjoajilta, joiden laatuosa hyväksytään, voidaan avata hintaosa. Yksivaiheisessa menettelyssä tarjous avataan tarjoajittain, määritetyn avausajankohdan jälkeen.

Henkilöt

Omistajat, seuraajat ja avaajat valitaan aina palvelun käyttäjistä. Tarjoajat valitaan aina joko organisaation tai omasta osoitekirjasta.

Seuraajat ovat henkilöitä, jotka näkevät tarjouspyynnön ja kenelle tarjouspyyntö on lähetetty, sekä tarjoajien aktiivisuuden aineistojen noutamisessa, mutta eivät pysty tekemään lisäkirjeitä tai mitään muutakaan liittyen kyseiseen tarjouspyyntöön. Mikäli tarjousten jättö on käytössä, seuraajat näkevät myös kuka on jättänyt tarjouksen, mutta eivät itse tarjousdokumentteja. Myöskään tarjouspyynnön tekijä (=omistaja) ei pääse seuraamaan aktiivisuutta, ellei ole itse myös seuraajana.

Kun tarjousten jättö on käytössä, valitaan tarjousten avaajiksi vähintään kaksi henkilöä. Huomioitavaa on, että ainoastaan avaajat pääsevät avaamaan jätetyt tarjoukset. Edes tarjouspyynnön tekijä (=omistaja) ei pääse avaamaan jätettyjä tarjouksia, ellei ole valinnut itseään avaajaksi.

Omistajaksi valikoituu automaattisesti tarjouspyynnön tekijä, mutta tämän lisäksi varahenkilöksi on lisättävä toinen henkilö. Lisättävä henkilö saa samanlaiset oikeudet kuin tarjouspyynnön tekijä. Näin ollen on suositeltavaa lisätä esim. oma kollega, esimies tms., joka voi esimerkiksi sairastapauksen sattuessa tehdä tarvittavat toimenpiteet tarjouspyyntöön.

Dokumentit

Dokumentteihin valitaan valintatoiminnolla kansiorakenteesta kyseisen tarjouspyynnön koko aineisto.

Vahvistus

Tarjouspyyntö vahvistetaan siinä vaiheessa, kun kaikki aineisto sekä henkilöt on liitetty tarjouspyyntöön. Mikäli tarjouspyynnön alkamisajankohta on tulevaisuudessa, voi omistaja ottaa kyselyn vielä muokattavaksi vahvistettu-tilasta. Kun pyyntö avautuu tarjoajille, se muuttuu aktiivinen-tilaan. Tämän jälkeen tarjouspyynnön voi tarvittaessa ainoastaan peruuttaa, jos kilpailutuksessa on tapahtunut jotain, joka estää kilpailutuksen jatkamisen. Muuten kilpailutus jatkuu määrittelyn mukaisesti