BEM-Kilpailutus - Tarjouspyynnön luonti ja lähettäminen

Tarjouspyynnön luominen tapahtuu neljässä eri vaiheessa.

1. Tarjouspyynnön tiedot
2. Henkilöt
3. Dokumentit
4. Vahvistus

Eri vaiheiden välillä voidaan liikkua Edellinen ja Seuraava -painikkeilla sekä tarjouspyynnön eri vaiheiden otsikoista klikkaamalla.

Vinkki: Tarjouspyynnön tiedot tallentuvat automaattisesti Edellinen ja Seuraava -painikkeilla, eikä välitallennuksia tarvitse tehdä. 

Tarjouspyynnön tiedot

Nimi: Tarjouspyynnön nimeksi annetaan kilpailutettavan urakan tai sopimuksen nimi. Hankekilpailutuksissa projektin nimeä ei tarvitse nimi -kohtaan kirjoittaa, koska projektin nimi laitetaan mukaan automaattisesti lähteviin sähköposteihin. Jos kyseessä on kilpailutuspankki, on pankin nimi muodostettava niin, että nimi on soveltuva sen näkyessä tarjouspyynnön viestissä.

Kuvaus: Kuvaukseen voidaan syöttää lyhyt ohje esimerkiksi kysymysten esittämisestä tai muusta aikataulusta.

Alkamis- ja päättymispäivä: Tarjouspyynnölle määritetään aina päättymisajankohta, jonka jälkeen tarjoajat eivät pääse enää järjestelmän kautta aineistoon käsiksi. Tarjousten avausajaksi voidaan määrittää esim. seuraava päivä tarjousten päättymispäivästä, kuitenkin tarjousajan päättymisen jälkeen.

Tyyppi: Tarjousten vastaanotossa on mahdollista käyttää yksi- tai kaksivaiheista menettelyä.

• Yksivaiheisessa menettelyssä tarjous avataan tarjoajittain, määritetyn avausajankohdan jälkeen.
• Kaksivaiheisessa menettelyssä avaajiksi määritetyt henkilöt avaavat järjestelmästä ensin 1. vaiheen tarjousdokumentit, jotka ovat laatupisteitä koskevia tarjouksia. Vain niiltä tarjoajilta, joiden laatuosa hyväksytään, voidaan avata hintaosa.

Sähköisen kyselyn toimintaperiaatteet

Tarjouspyynnön aineistojakelu on tarjoajille avoinna tarjouspyynnön päättymisaikaan saakka. Kun tarjouspyynnön päättymisaika menee umpeen, eivät tarjoajat pääse enää lataamaan järjestelmästä tiedostoja. Tarjoajat eivät myöskään tämän jälkeen pysty muokkaamaan jätettyjä tarjouksia tai lisäämään tarjouksiin tiedostoja. Huomioitavaa on, että kun tarjousaika päättyy, on tarjoajien velvollisuus aloittaa tarjoustensa tallentamisen riittävän ajoissa tarjousnäkymässä, jotta kaikki tiedostot ehtivät latautua palveluun kokonaisuudessaan ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousajan päättyessä ennen latauksen valmistumista, tulkitaan tarjous järjestelmän puolesta myöhästyneeksi. Tarjousnäkymässä oleva laskuri näyttää tarjoajalle jäljellä olevan tarjousajan.

Tarjousten avausaika on aina tarjouspyynnön päättymisajan jälkeen. Kun tarjousten avausaika on tullut täyteen, voivat avaajiksi määritetyt henkilöt avata jätetyt tarjoukset. Jätettyihin tarjouksiin ei pääse käsiksi ennen kuin asetettu avausaika tulee täyteen.

Tarjousten vastaanotossa on mahdollista käyttää yksi- tai kaksivaiheista menettelyä. 2-vaiheisessa menettelyssä tarjoaja jättää erikseen tarjouspyynnön mukaisesti 1-vaiheessa avattavat dokumentit ja erikseen 2-vaiheessa avattavat, omiin kohtiinsa. Yksivaiheisessa menettelyssä tarjous avataan tarjoajittain, määritetyn avausajankohdan jälkeen. Kaksivaiheisen ollessa käytössä avaajiksi määritetyt henkilöt avaavat järjestelmästä ensiksi 1. vaiheen tarjousdokumentit, jotka ovat yleensä laatupisteitä koskevia tarjouksia. Vain niiltä tarjoajilta, joiden laatuosa hyväksytään, voidaan avata hintaosa (Vaihe 2). Kun kaikki 1. vaiheen tarjoukset on hyväksytty tai hylätty on mahdollista avata ensimmäinen 2. vaiheen tarjous.

Avaustilaisuudessa pidetään normaaliin tapaan avauspöytäkirjaa ja tarjoajille tiedotetaan kilpailun tuloksesta erikseen sähköpostilla. Järjestelmä huolehtii tarjoajien tietoturvasta siten, että kukaan muu kuin avaajiksi määritetyt henkilöt eivät pääse tarjousdokumentteja näkemään. Hekin vasta avausajankohdan jälkeen. Samoin kukaan muu kuin tarjouspyynnössä määritetyt vastuuhenkilöt ja seuraajat eivät voi nähdä ketä tarjouskilpailussa on mukana.

Kysymykset ja vastaukset 

Kun on valittu sähköinen kysely, niin tarjoajat voivat lähettää toiminnon kautta tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä. Muut tarjoajat eivät näe toistensa lähettämiä kysymyksiä. Kysymysten määräajan päättymisen jälkeen tarjouspyynnön omistajiksi merkityt henkilöt pystyvät julkaisemaan niihin vastaukset. Julkaistavaksi valitut vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille. Vastauksiin on mahdollista liittää myös liitteitä. Kysymykset ja vastaukset lokitetaan tarjouspyynnön tapahtumalokiin.

Kopiotilaus käytössä

Tarjouspyyntöön voidaan ottaa käyttöön kopiotilaus -toiminto, joka antaa tarjoajille mahdollisuuden tilata tarjousdokumentaatiosta paperikopiot. Sarjamäärään valitaan se sarjamäärä, jonka tarjouksia pyytävä taho maksaa per tarjoaja. Tarjoajan näkymässä ei siis voi tilata valittua määrää useampia sarjoja. Käsittely on automaattisesti näissä taitto, mutta toimitustavan ja käytettävän kopiolaitoksen saa valittua. Mikäli projektissa on asetettu oletuskopiolaitos, tarjotaan sitä automaattisesti valintalistassa. Maksajan tiedot osioon syötetään kopiotilausten maksajatiedot ja mikäli projektissa on oletusmaksajatiedot asetettu, niin näitä tietoja tarjotaan automaattisesti. Tiedot voidaan tarvittaessa muuttaa. Pakollisia kenttiä ovat Yritys, Yhteyshenkilö, Osoite, Postinumero ja Paikkakunta.

Tarjoajaehdokkaiden tekemiä kopiotilauksia voi seurata tarjouspyynnön omistajan toimesta kyseisen tarjouspyynnön tapahtumalokista.

Henkilöt

Omistajat, seuraajat ja avaajat valitaan aina palvelun käyttäjistä. Tarjoajat valitaan aina joko organisaation tai omasta osoitekirjasta.

Omistajat: Omistajaksi valikoituu automaattisesti tarjouspyynnön tekijä, mutta tämän lisäksi varahenkilöksi on lisättävä toinen henkilö. Lisättävä henkilö saa samanlaiset oikeudet kuin tarjouspyynnön tekijä. Näin ollen on suositeltavaa lisätä esim. oma kollega, esimies tms., joka voi esimerkiksi sairastapauksen sattuessa tehdä tarvittavat toimenpiteet tarjouspyyntöön

Avaajat: Avaajat pääsevät avaamaan jätetyt tarjoukset. Kun tarjousten jättö on käytössä, valitaan tarjousten avaajiksi vähintään kaksi henkilöä. 

Huomioitavaa on, että ainoastaan avaajat pääsevät avaamaan jätetyt tarjoukset. Edes tarjouspyynnön tekijä (=omistaja) ei pääse avaamaan jätettyjä tarjouksia, ellei ole valinnut itseään avaajaksi.

Seuraajat: Seuraajat ovat henkilöitä, jotka näkevät tarjouspyynnön ja kenelle tarjouspyyntö on lähetetty, sekä tarjoajien aktiivisuuden aineistojen noutamisessa, mutta eivät pysty tekemään lisäkirjeitä tai mitään muutakaan liittyen kyseiseen tarjouspyyntöön. Mikäli tarjousten jättö on käytössä, seuraajat näkevät myös kuka on jättänyt tarjouksen, mutta eivät itse tarjousdokumentteja. Myöskään tarjouspyynnön tekijä (=omistaja) ei pääse seuraamaan aktiivisuutta, ellei ole itse myös seuraajana.

Tarjoajat: Tarjoajia voidaan lisätä käsin tai osoitekirjasta. Jos tarjouspyynnöllä on käytössä sähköinen kilpailutus, tarjouspyyntöön rekisteröityneet tarjoajat näkyvät tällä listalla. 

Dokumentit

Dokumentteihin valitaan Valitse dokumentit -painikkeella kansiorakenteesta kyseisen tarjouspyynnön koko aineisto.

Vinkki: Voit myös lisätä tarjouspyyntöön dokumentteja Lisää tiedostoja -painikkeella, jos sinulla on muokkausoikeus dokumentinhallinnan kansioon.

Vahvistus

Vahvistus -välilehdellä näkyy tarjouspyynnön tiedot kootusti. Voit palata muokkaamaan tietoja yläreunan otsikoista tai Edellinen -painikkeella. Tarjouspyyntö vahvistetaan siinä vaiheessa, kun kaikki aineisto sekä henkilöt on liitetty tarjouspyyntöön. Kun tiedot ovat täytetty, tarjouspyyntö vahvistetaan Vahvista -painikkeella. 

Mikäli tarjouspyynnön alkamisajankohta on tulevaisuudessa, voi omistaja ottaa kyselyn vielä muokattavaksi vahvistettu-tilasta. Kun pyyntö avautuu tarjoajille, se muuttuu aktiivinen-tilaan. Tämän jälkeen tarjouspyynnön voi tarvittaessa ainoastaan peruuttaa, jos kilpailutuksessa on tapahtunut jotain, joka estää kilpailutuksen jatkamisen. Muuten kilpailutus jatkuu määrittelyn mukaisesti.