Tarjouspyynnön luonti tapahtuu neljässä vaiheessa, minkä jälkeen mahdollinen rekisteröitymislinkki kopioidaan ja liitetään hankintailmoitukseen.
Eri vaiheiden välillä voidaan liikkua Edellinen- ja Seuraava -painikkeilla sekä tarjouspyynnön eri vaiheiden otsikoista klikkaamalla.
Vinkki: Tarjouspyynnön tiedot tallentuvat automaattisesti Edellinen ja Seuraava -painikkeilla, eikä välitallennuksia tarvitse tehdä.
Tarjouspyynnön tiedot
Nimi: Tarjouspyynnön nimeksi annetaan kilpailutettavan urakan tai sopimuksen nimi. Hankekilpailutuksissa projektin nimeä ei tarvitse Nimi-kohtaan kirjoittaa, koska projektin nimi laitetaan mukaan automaattisesti lähteviin sähköposteihin. Jos kyseessä on kilpailutuspankki, on pankin nimi muodostettava niin, että nimi on soveltuva sen näkyessä tarjouspyynnön viestissä.
Kuvaus: Kuvaukseen voidaan syöttää lyhyt ohje esimerkiksi kysymysten esittämisestä tai muusta aikataulusta.
Alkamis- ja päättymispvm: Tarjouspyynnölle syötetään alkamisajankohta tai valitaan "Julkaise välittömästi", jolloin tarjospyyntö aktivoituu heti kun se vahvistetaan. Tarjouspyynnölle on määritettävä myös päättymisajankohta, jonka jälkeen tarjoajat eivät pääse enää järjestelmän kautta aineistoon käsiksi, eivätkä voi jättää tarjousta sitä kautta.
Tyyppi: Valittavana on joko Avoin, Rajoitettu tai Suljettu. Avoimessa tarjouspyynnössä tarjoajat voivat itse rekisteröityä hankintailmoitukseen liitettävän linkin kautta. Rajoitettu-tyyppi toimii kuten avoin, mutta siinä tarjoajaehdokkaat voivat rekisteröityä ja ilmoittautua tarjoajaehdokkaaksi (rajoitettu menettely). Suljettuun tarjouspyyntöön ei voi ulkopuolinen rekisteröityä, vaan osallistujat syötetään itse.
Sähköinen tarjousten jättö: Käytössä = Tarjoukset/osallistumishakemukset liitteineen voidaan jättää suoraan järjestelmään. Ei käytössä = Osallistujat saavat ainoastaan ladattua tarjouspyyntömateriaalin.
Jos sähköinen tarjousten jättö on käytössä, määritetään tarjousten avausaika, jonka on oltava tarjouspyynnön päättymisajankohdan jälkeen.
Sähköisen kilpailutuksen tiedot: Tarjousten vastaanotossa on mahdollista käyttää yksi- tai kaksivaiheista menettelyä.
- Yksivaiheisessa menettelyssä tarjous avataan tarjoajittain, määritetyn avausajankohdan jälkeen.
- Kaksivaiheisessa menettelyssä avaajiksi määritetyt henkilöt avaavat järjestelmästä ensin 1. vaiheen tarjousdokumentit, jotka ovat laatupisteitä koskevia tarjouksia. Vain niiltä tarjoajilta, joiden laatuosa hyväksytään, voidaan avata hintaosa.
Sähköisen kyselyn toimintaperiaatteet
Tarjouspyynnön aineistojakelu on tarjoajille avoinna tarjouspyynnön päättymisaikaan saakka. Kun tarjouspyynnön päättymisaika menee umpeen, eivät tarjoajat pääse enää lataamaan järjestelmästä tiedostoja. Tarjoajat eivät myöskään tämän jälkeen pysty muokkaamaan jätettyjä tarjouksia tai lisäämään tarjouksiin tiedostoja. Huomioitavaa on, että kun tarjousaika päättyy, on tarjoajien velvollisuus aloittaa tarjoustensa tallentamisen riittävän ajoissa tarjousnäkymässä, jotta kaikki tiedostot ehtivät latautua palveluun kokonaisuudessaan ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousajan päättyessä ennen latauksen valmistumista, tulkitaan tarjous järjestelmän puolesta myöhästyneeksi. Tarjousnäkymässä oleva laskuri näyttää tarjoajalle jäljellä olevan tarjousajan.
Tarjousten avausaika on aina tarjouspyynnön päättymisajan jälkeen. Kun tarjousten avausaika on tullut täyteen, voivat avaajiksi määritetyt henkilöt avata jätetyt tarjoukset. Jätettyihin tarjouksiin ei pääse käsiksi ennen kuin asetettu avausaika tulee täyteen.
Tarjousten vastaanotossa on mahdollista käyttää yksi- tai kaksivaiheista menettelyä. 2-vaiheisessa menettelyssä tarjoaja jättää erikseen tarjouspyynnön mukaisesti 1-vaiheessa avattavat dokumentit ja erikseen 2-vaiheessa avattavat, omiin kohtiinsa. Yksivaiheisessa menettelyssä tarjous avataan tarjoajittain, määritetyn avausajankohdan jälkeen. Kaksivaiheisen ollessa käytössä avaajiksi määritetyt henkilöt avaavat järjestelmästä ensiksi 1. vaiheen tarjousdokumentit, jotka ovat yleensä laatupisteitä koskevia tarjouksia. Vain niiltä tarjoajilta, joiden laatuosa hyväksytään, voidaan avata hintaosa (Vaihe 2). Kun kaikki 1. vaiheen tarjoukset on hyväksytty tai hylätty on mahdollista avata ensimmäinen 2. vaiheen tarjous.
Avaustilaisuudessa pidetään normaaliin tapaan avauspöytäkirjaa ja tarjoajille tiedotetaan kilpailun tuloksesta erikseen sähköpostilla. Järjestelmä huolehtii tarjoajien tietoturvasta siten, että kukaan muu kuin avaajiksi määritetyt henkilöt eivät pääse tarjousdokumentteja näkemään. Hekin vasta avausajankohdan jälkeen. Samoin kukaan muu kuin tarjouspyynnössä määritetyt vastuuhenkilöt ja seuraajat eivät voi nähdä ketä tarjouskilpailussa on mukana.
Kysymykset ja vastaukset
Kun sähköinen tarjousten jättö on valittuna, voidaan tarjouspyynnölle klikata päälle Kysymykset ja vastaukset -toiminto. Tarjoajat voivat lähettää toiminnon kautta tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä. Tarjoajat eivät näe toistensa lähettämiä kysymyksiä. Kysymysten määräajan päättymisen jälkeen tarjouspyynnön omistajiksi merkityt henkilöt pystyvät julkaisemaan niihin vastaukset. Julkaistavaksi valitut vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille. Vastauksiin on mahdollista liittää myös liitteitä. Kysymykset ja vastaukset lokitetaan tarjouspyynnön tapahtumalokiin.
Kopiotilaus käytössä
Tarjouspyyntöön voidaan ottaa käyttöön kopiotilaus -toiminto, joka antaa tarjoajille mahdollisuuden tilata tarjousdokumentaatiosta paperikopiot. Sarjamäärään valitaan se sarjamäärä, jonka tarjouksia pyytävä taho maksaa per tarjoaja. Tarjoajan näkymässä ei siis voi tilata valittua määrää useampia sarjoja. Käsittely on automaattisesti näissä taitto, mutta toimitustavan ja käytettävän kopiolaitoksen saa valittua. Mikäli projektissa on asetettu oletuskopiolaitos, tarjotaan sitä automaattisesti valintalistassa. Maksajan tiedot osioon syötetään kopiotilausten maksajatiedot ja mikäli projektissa on oletusmaksajatiedot asetettu, niin näitä tietoja tarjotaan automaattisesti. Tiedot voidaan tarvittaessa muuttaa. Pakollisia kenttiä ovat Yritys, Yhteyshenkilö, Osoite, Postinumero ja Paikkakunta.
Tarjoajaehdokkaiden tekemiä kopiotilauksia voi seurata tarjouspyynnön omistajan toimesta kyseisen tarjouspyynnön tapahtumalokista.
Henkilöt
Omistajat, avaajat ja seuraajat valitaan aina projektin käyttäjistä. Tarjoajia voidaan syöttää käsin tai valita joko omasta tai organisaation osoitekirjasta. Tarjoajat voivat myös itse rekisteröityä Avoin- ja Rajoitettu -tyypin tarjouspyyntöihin.
Yhteyshenkilön tietoja voidaan tarvittaessa muuttaa, oletuksena yhteyshenkilönä näkyy tarjouspyynnön tekijä. Yhteyshenkilön tiedot näkyvät tarjoajille heidän omassa näkymässään.
Omistajat: Omistajaksi valikoituu automaattisesti tarjouspyynnön tekijä, mutta tämän lisäksi varahenkilöksi (omistajaksi) on hyvä lisätä toinenkin henkilö (kollega, esimies tms.), joka saa vastaavanlaiset oikeudet kuin itse tarjouspyynnön tekijä. Tämä voi esimerkiksi sairastapauksen sattuessa tehdä tarvittavia muokkauksia ja toimenpiteitä tarjouspyyntöön.
Omistaja pääsee myös avaamaan tarjouksia siinä missä avaajatkin, sekä seuraamaan tarjouspyynnön etenemistä siinä missä seuraajatkin.
Avaajat: Avaajat pääsevät avaamaan jätetyt tarjoukset (kun sähköinen tarjousten jättö on käytössä).
Seuraajat: Seuraajat näkevät tarjouspyynnön ja sen, kenelle tarjouspyyntö on lähetetty, sekä tarjoajien aktiivisuuden aineistojen noutamisessa. Seuraajat eivät saa millään tavoin muokattua tarjouspyyntöä. Mikäli sähköinen tarjousten jättö on käytössä, seuraajat näkevät myös sen, ketkä ovat jättäneet tarjouksen, mutta eivät kuitenkaan itse tarjousdokumentteja.
Tarjoajat: Tarjoajia voidaan lisätä käsin tai osoitekirjasta, tai he voivat itse rekisteröityä. Suljettuun tarjouspyyntöön tarjoajat lisätään aina itse.
Dokumentit
Valitse dokumentit -painikkeella valitaan projektin kansiorakenteesta kyseisen tarjouspyynnön koko aineisto. Dokumentteja voidaan valita kansioista joko yksitellen tai hyödyntää Valitse kaikki- ja Valitse kaikki myös alikansioista -painikkeita. Voit myös lisätä tarjouspyyntöön dokumentteja Lisää tiedostoja -painikkeella, jos sinulla on tallennusoikeus kyseiseen dokumentinhallinnan kansioon.
Kun tarjoaja lataa koko aineiston itselleen, saa tämä purettua sen työasemalleen samanlaisessa kansiorakenteessa, kuin se on projektipankissa.
Vahvistus
Vahvistus-välilehdellä näkyvät tarjouspyynnön tiedot kootusti. Voit palata muokkaamaan tietoja yläreunan otsikoista tai Edellinen -painikkeella. Tarjouspyyntö vahvistetaan siinä vaiheessa, kun kaikki aineisto sekä henkilöt on liitetty tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntö vahvistetaan sivun alalaidan Vahvista -painikkeella.
Mikäli vahvistetun tarjouspyynnön alkamisajankohta on tulevaisuudessa, voi omistaja ottaa kyselyn vielä muokattavaksi Vahvistettu-tilasta. Kun pyyntö avautuu tarjoajille, se muuttuu Aktiivinen-tilaan. Tämän jälkeen tarjouspyynnön voi tarvittaessa ainoastaan peruuttaa, jos kilpailutuksessa on tapahtunut jotain, joka estää kilpailutuksen jatkamisen. Muuten kilpailutus jatkuu määrittelyn mukaisesti.
Rekisteröitymislinkin kopioiminen hankintailmoitukseen
Kun tarjouspyyntö on vahvistettu, saadaan rekisteröitymislinkki kopioitua tarjouspyyntölistalta. Tarjouspyynnön perässä on Rekisteröitymislinkki-painike, josta saadaan kopioitua linkki leikepöydälle ja liitettyä se esim. hankintailmoitukseen. Linkin kautta rekisteröitynyt tarjoaja saa sähköpostiinsa linkin tarjouspyyntöön.
Mikäli tarjouspyynnön tyyppi on Suljettu, ei Rekisteröitymislinkki-painiketta ole.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.