Työnkulkujen luominen

Projektipankin Työnkulut -toiminnolla on mahdollista luoda dokumentteja varten erilaisia tarkastus - hyväksyntä -kiertoja (tai vaihtoehtoisesti vain hyväksyntä). Työnkulut on ensin luotava projektille, jotta niitä voidaan dokumentinhallinnan puolella hyödyntää.

Työnkulut lisätään ja hallinnoidaan projektilla valikosta Työnkulut – Hallitse. Luodut työnkulut näkyvät listanäkymässä, jossa tietoja voi suodattaa ja hakea sarakkeiden avulla. Käyttäjä voi itse valita Silmä-painikkeella näkyvissä olevat sarakkeet ja tarvittaessa viedä tiedot excel-tiedostona Vie exceliin -painikkeella.

Uusi työnkulku -painikkeella pääsee luomaan työnkulkuja projektille. Avautuvassa lomakkeessa valitaan työnkulun tyyppi, joka voi olla joko Tarkastus-hyväksyntä tai pelkkä hyväksyntä. Tarkastus-hyväksyntä vaihtoehdossa työnkulku on kaksiportainen, jossa valitaan erillinen tarkastaja ja hyväksyjä, eli kyseiseen työnkulkuun lähetetyt dokumentit tulee ensin tarkastaa (tai hylätä) valitun tarkastajan toimesta ja tämän jälkeen hyväksyä (tai hylätä) valitun hyväksyjän toimesta. Hyväksyntä -vaihtoehdossa hyväksyntä on yksiportainen. Työnkululle annetaan kuvaava nimi ja tarkempi kuvaus, joka näkyy käyttäjälle valintalistalla, kun lähetetään dokumentteja työnkulkuihin. Tämän jälkeen työnkulun tyypin mukaisesti valitaan joko Tarkastaja ja Hyväksyjä, tai pelkkä hyväksyjä. Valintalistoissa näytetään projektin käyttäjät, joilla on projektiroolin kautta oikeudet toimia tarkastajana tai hyväksyjänä. Valitut käyttäjät saavat aina automaattisesti sähköposti-ilmoituksen, kun dokumentteja on tarkastettavana tai hyväksyttävänä. Kun asetukset on tehty, voidaan työnkulku lisätä projektille Tallenna -painikkeella, jonka jälkeen se tulee näkyville listaukseen ja on käytettävissä dokumentinhallinnassa Lähetä työnkulkuun -toiminnosta.

Projektille luotuja työnkulkuja voi muokata tai poistaa valitsemalla halutun työnkulun listasta, työnkulun nimeä klikkaamalla. Mikäli poistaa työnkulun, jossa on keskeneräisiä toimia, niin ne voidaan käsitellä loppuun työnkulun poistamisesta huolimatta. Tällöin kyseiseen työnkulkuun ei voi enää lähettää uusia dokumentteja.

Ohessa video-ohje työnkulkujen luontiin.

Työnkulun luominen (Video)