BEM-Dynaamiset käyttöoikeudet - kohdesäännöt

Perustietorekisterin kiinteistötietojen valmistelu

Kohdesäännöt toimivat perustuen metatietoihin, jotka asetetaan perusyksiköille perustietorekisterin kiinteistötiedoissa. Sääntöjä muodostetaan seuraavien metatietojen perusteella: toimiala, alue ja alaryhmä. Kyseiset metatiedot ovat valintalistoja, joita organisaation pääkäyttäjä pystyy itse ylläpitämään. Perusyksikölle voidaan asettaa yksi kustakin metatiedosta. Valintalistojen sisältö kannattaa miettiä käyttötarkoituksen mukaan, mutta esimerkiksi toimialassa voisi olla koulutus, kulttuuri ja virastot.

Sääntöjen muodostaminen

Uusi kohdesääntö nimetään lisättävien kohteiden mukaan, ja kohteet lisätään käyttötarkoituksen mukaan. Eli jos käyttöoikeudet halutaan jakaa jatkossa alueiden mukaan, muodostetaan säännöt tällöin alueiden perusteella ja myös nimetään sen mukaan. Esimerkiksi pohjoinen alue, eteläinen alue jne.

Kun sääntö on nimetty, valitaan siihen metatiedot, joiden perusteella kohteet lisätään sääntöön. Metatiedot ovat jo aiemmin mainitut alue, toimiala sekä alaryhmä. Yhdelle säännölle voidaan valita yksi jokaisesta kategoriasta. Jos valitsemme toimialaksi koulutus, lisätään BEM-dynaamiset käyttöoikeudet sääntöön kaikki kohteet, joiden vähintään yhdelle perusyksiköille on syötetty perustietorekisterin kiinteistötietoihin toimialaksi koulutus. Jos taas lisäämme koulutuksen lisäksi sääntöön alueeksi pohjoinen, lisätään sääntöön vain sellaiset kohteet, joiden toimialana on koulutus ja alueena pohjoinen.

Kohteita voidaan lisätä metatietojen perusteella, tai sääntöön voidaan lisätä yksittäisiä kohteita. Yksittäiset lisätyt kohteet näkyvät kohdelistauksessa eri värillä kuvattuna.

Yksi kohde voi liittyä useampaan kohdesääntöön. Tämä voi tulla kyseeseen esimerkiksi tilanteessa, jossa luodaan kaksi muuten samanlaista sääntöä, mutta säännöille määritetään eri roolit. Tällöin toinen sääntö voi antaa esimerkiksi lukuoikeudet kohteisiin ja projekteihin ja toinen kirjoitusoikeudet.

Säännölle voidaan asettaa päivämäärä, jolloin sääntö astuu voimaan, sekä milloin sääntö päättyy. Tämä mahdollistaa oikeuksien jakamisen esimerkiksi kesätyöntekijöille tai projektityöntekijöille helposti siten, että ne päättyvät automaattisesti työsuhteenkin päättyessä.

Kohdesäännölle määritetään roolit, jotka käyttäjät saavat säännön mukaisiin kohteisiin. Kohdesäännölle määritetään sekä kohderooli että projektin oletusrooli. Tällöin käyttäjät saavat kaikkiin kohteisiin liittyviin projektipankkeihin projektin oletusroolin ja kohteisiin kohderoolin. Rooleja voidaan lisätä useita, jolloin käyttäjät saavat useamman oikeuden kohteeseen ja/tai projektiin. Jos käyttäjille ei haluta antaa ollenkaan oikeuksia projekteihin, jätetään projektin oletusrooli valitsematta sääntöön.

Jotta käyttäjät saavat oikeudet säännön kautta, pitää sääntöön liittää käyttäjäryhmät, joiden käyttäjille oikeuksia halutaan antaa. Sääntöön voi liittää useamman käyttäjäryhmän, ja yksi käyttäjäryhmä voi liittyä useampaan sääntöön.

Sääntöjen toiminta

Käyttäjät, jotka liittyvät sääntöihin käyttäjäryhmän kautta, saavat oikeudet sääntöön kuuluviin kohteisiin. Käyttäjät lisätään kohteisiin ja niihin liittyviin projekteihin niillä rooleilla, joita sääntöön on liitetty.

Uudet kohteet

Kun järjestelmään luodaan uusi kohde, se liittyy automaattisesti sääntöihin metatietojen perusteella, ja säännön mukaiset käyttäjät saavat automaattisesti oikeudet uuteen kohteeseen. Sama koskee myös uusia projekteja. Kun uusi projekti liittyy olemassa oleviin kohteisiin, käyttäjät saavat myös niihin sääntöjen mukaiset oikeudet.

Yksittäisten kohteiden oikeudet

Kohteille voidaan lisätä yksittäisiä käyttäjiä, vaikka dynaamiset käyttöoikeudet ovatkin käytössä. Usein tulee vastaan tilanteita, joissa yksittäiselle konsultille pitää antaa oikeuksia yhteen kohteeseen. Tällöin on järkevämpää lisätä käyttäjä suoraan kohteeseen, kuin lähteä tekemään erikseen uutta sääntöä. Yksittäisen käyttäjän lisäämisessä on hyvä huomioida, että käyttäjälle voidaan määrittää oikeuksien päättymispäivämäärä. Tämä on suositeltavaa asettaa, jos kohteeseen lisätään käyttäjä, joka ei ole omasta organisaatiosta.