4 Kohteiden hallinta pääkäyttäjävalikossa

Kohteita hallinnoidaan pääkäyttäjän Kohteet – valikon kautta.

Kohteet – valinta avaa kohteiden hallinnan valikon, jossa listataan organisaation kohteet. Kohdelistauksessa kohteita voi hakea, suodattaa ja lajitella lomakkeen eri toimintojen avulla. Organisaation kohteiden lukumäärä näkyy näkymän vasemmassa yläreunassa. Mikäli kohteita suodattaa esimerkiksi kohdenimen hakuehdoilla, niin lukumäärä kertoo löytyneiden rivien määrän suhteessa kohteiden kokonaismäärään.

Kohdelistauksessa näytettäviä sarakkeita ja niiden järjestystä voi muuttaa käyttäjäkohtaisesti. Valitse sarakkeet -painikkeella saat valittua haluamasi sarakkeet näkyviin tai pois näkyvistä. Järjestystä voi muuttaa sarakeotsikosta klikkaamalla ja raahaamalla sarake haluttuun kohtaan. Asetukset pysyvät selaimen välimuistissa.

Sarakkeiden suodatusikonia klikkaamalla avautuu listaus arvoista, joiden kautta on myös mahdollista asettaa listauksen suodatuksia. Status -sarake kertoo kohteen statuksen ja voit esimerkiksi suodattaa listaan vain aktiiviset tai arkistoidut kohteet.

Suodatukset saa nollattua Tyhjennä suodatukset -painikkeella.

Yksittäisen kohteen asetukset saa avattua klikkaamalla haluttua kohdetta listauksessa, joko nimestä tai kohteen riviä.

Perustiedot – välilehdellä näytetään kohteen yksilöllinen Tunnus ja Nimi (pakollisia tietoja).

Kohteen tunnus ja nimi on mahdollista päivittää kiinteistötiedoista automaattisesti kohteeseen kiinnitetyn hallinnollisen kiinteistön perusteella, mikäli kytkee päälle asetuksen Kohteen tunnus ja nimi päivitetään hallinnolliselta kiinteistöltä. Mikäli kohteen hallinnollisen kiinteistön perusyksikön tunnusta ja/tai nimeä päivitetään kiinteistörekisterin puolella, muuttaa automatiikka myös kyseisen liittyvän kohteen nimeä, eikä sitä tarvitse tällöin muokata erikseen manuaalisesti.

Kohteen kuvauksen voi kirjoittaa Kuvaus -kenttään. Kuvaus näkyy esimerkiksi kohteiden hallintanäkymässä, kohdelistauksessa sekä kohteen etusivulla.

Poikkeavat laskutustiedot -kenttään voidaan esimerkiksi kirjata, jos kohde laskutetaan sopimuksesta poiketen, esim. tytäryhtiöltä tai suoraan kiinteistöltä.

Salli dokumenttien kopiointi -asetus mahdollistaa dokumenttien kopioinnin kohteeseen ja kohteelta. Eli mikäli kopiointi on sallittu, niin kohteen dokumentinhallinnasta voidaan esimerkiksi kopioida lähtötietoaineisto projektipankkiin tai esimerkiksi projektipankista voidaan tällöin kopioida huoltokirja-aineisto suoraan kohteelle.

Jos organisaatiolla on käytössä 2-vaiheinen tunnistautuminen, voidaan kohde asettaa korkean tietoturvan kohteeksi. Tällöin käyttäjä, jolla on käyttöoikeudet kyseiseen kohteeseen, tunnistautuu BEM-palveluun kirjautuessaan 2-vaiheisen tunnistautumisen kautta (mikäli käyttäjän organisaatiossa on otettu käyttöön BEM-SSO kirjautuminen, niin 2-vaiheinen tunnistautuminen ohitetaan).

Arkistoi -painikkeella kohde voidaan siirtää arkistoitu -tilaan, jolloin se ei näy kuin sellaisille käyttäjille, joille on annettu organisaatiotasolla oikeudet nähdä arkistoidut kohteet. Arkistoinnissa kommentti on pakollinen tieto ja kommentti, aikaleima sekä arkistoija näytetään arkistoidun kohteen Perustiedot -välilehdellä kohteen hallinnassa.

Kohteen arkistointi merkitsee poistetuiksi kohteeseen liittyvät perusyksiköt, poistaa mahdolliset kytkökset sopimuksiin ja kiinteistösalkkuihin, ottaa huoltokalenterin generoinnin pois päältä, eikä arkistoituun kohteeseen voi esimerkiksi tehdä palvelupyyntöjä, käyttöpäiväkirjamerkintöjä jne. Arkisto -tilassa kohteen dokumentit ja historiatiedot kuitenkin säilyvät. Arkistoidun kohteen voi palauttaa takaisin aktiiviseksi Palauta aktiiviseksi -painikkeella. Liitokset sopimuksiin ja kiinteistösalkkuihin täytyy kuitenkin tehdä manuaalisesti uudelleen.

HUOM! Kohteen lopullinen poistaminen onnistuu vain Buildercomin asiakastuen kautta. Kohteen lopullinen poistaminen poistaa kaiken kohteeseen liittyvän datan.

Perusyksiköt – välilehdellä hallitaan kohteeseen liitettyjä perusyksiköitä, kuten tontteja ja rakennuksia.

Näkymässä näytetään kohteeseen liitetyt perusyksiköt ja perusyksikön nimen edessä oleva ikoni kertoo onko kyseessä hallinnollinen kiinteistö, tontti, rakennus vai muu yksikkö. Organisaatiolla käytössä olevat moduulit listataan sarakkeina ja jokaisen perusyksikön osalta näkyy listauksessa, että onko kyseinen moduuli päällä kyseisessä perusyksikössä.

Yksittäisen perusyksikön moduuliasetuksia voi muokata klikkaamalla halutun perusyksikön nimeä. Tämä avaa näkyviin listauksen organisaatiolla käytössä olevista moduuleista, jossa valinnat voi tehdä. Valintaruutu aktiivisena moduuli on päällä ja ilman valintaa moduuli ei ole päällä kyseisellä perusyksiköllä. Myös perusyksiköllä käytössä oleva dokumenttimalli näytetään listauksessa. Mikäli dokumenttimallia ei ole perusyksikölle luotu, voi sen valita valintalistasta. Jos dokumenttimalli on jo luotu, niin käytössä oleva malli näkyy tekstitietona eikä sitä voi muuttaa. Mahdolliset muutokset moduuliasetuksiin jne. hyväksytään Tallenna -painikkeella.

Perusyksiköiden liittäminen kohteelle Kohteiden hallinnan näkymästä: Painamalla Lisää – painiketta voidaan kohteeseen liittää perusyksiköitä. Listassa näkyvät kiinteistörekisterin perusyksiköt, jotka eivät vielä ole liitettynä kohteeseen (orpo perusyksikkö). Hakukentän avulla voi hakea esimerkiksi jollain tietyllä hakusanalla tai perusyksikön tunnuksella. Kohteeseen liitettävät perusyksiköt valitaan listasta valintaruudun ruksaamalla ja valinnat hyväksytään Lisää -painikkeella.

Liitetty perusyksikkö näkyy nyt kohteen perusyksiköt – välilehdellä.

Järjestelmä ei kuitenkaan aktivoi uuden peruskohteen dokumentinhallintaa välittömästi, vaan pääkäyttäjän täytyy yksittäisen peruskohteen dokumentinhallintaa luodessaan painaa Luo dokumentinhallinnat – painiketta. Perusyksiköt, joille dokumentinhallintaa ei ole vielä luotu, näytetään huutomerkkikuvakkeella Malli -sarakkeessa.

Painike varoittaa toimenpiteestä, jonka jälkeen se luo dokumentinhallinnat kaikille kohteeseen liitetyille perusyksiköille, joille on valittu malli.

Varmista kansiorakenteen luominen painamalla OK – painiketta. Tämän jälkeen dokumentinhallinta valitulla mallilla on käytettävissä kohteella kyseisen perusyksikön osalta.

Perusyksiköiden poistaminen kohteelta onnistuu valitsemalla halutut perusyksiköt listauksesta, jolloin Poista -painike aktivoituu. Painikkeen painamisen jälkeen tulee vielä vahvistusilmoitus, jossa poiston voi peruuttaa. Jos poiston vahvistaa, niin perusyksikkö poistuu kohteelta ja siirtyy ns. orvoksi yksiköksi, joka on tarvittaessa esimerkiksi liitettävissä jollekin toiselle kohteelle. Yksittäisen perusyksikön arkisto -tilaan siirtäminen tapahtuu kiinteistörekisterin kautta.

Käyttäjät – välilehdellä voidaan hallita kohteiden käyttäjiä ja käyttäjien käyttöoikeuksia kohteeseen.

HUOM! Myös organisaation pääkäyttäjät tarvitsevat kohdekohtaisen käyttöoikeuden päästäkseen kohteelle.

Näkymä näyttää listauksen kohteeseen liitetyistä käyttäjistä, mikäli kohteella on käyttäjiä.

Käyttäjiä voi hakea ja suodattaa hyödyntämällä sarakeotsikoita ja sarakkeiden hakukenttiä. Esimerkiksi tietyn kohderoolin omaavat käyttäjät voidaan hakea näkyviin kirjoittamalla kohderooli kyseisen sarakkeen hakukenttään. Näkyvissä olevia sarakkeita voi valita Valitse sarakkeet -painikkeella . Sarakevalinnat ovat tunnuskohtaisia, eli muutokset vaikuttavat vain omaan näkymään. Sarakeleveyksiä on myös mahdollista muokata viemällä hiiren kursori sarakeotsikoiden väliin ja vetämällä hiiren valintapainike pohjassa haluttuun suuntaan. Haun ja/tai suodatuksen mukaiset käyttäjät voi viedä exceliin käyttämällä Vie exceliin  -toimintoa. Asetukset voi muuttaa takaisin Tyhjennä suodatukset ja Oletusleveydet -painikkeilla. Näytä ei aktiiviset käyttäjät -toiminto tuo näkyville käyttäjät, joilla on kohdeoikeudet, mutta joiden käyttäjätunnus on tilassa ei aktiivinen, eivätkä siten pääse kirjautumaan palveluun.

Käyttäjien oikeuksien muokkaus tapahtuu valitsemalla halutun käyttäjän tai käyttäjät listalta klikkaamalla käyttäjän riviä tai laittamalla rastin valintaruutuun. Valinnan jälkeen Muokkaa -painike aktivoituu ja sen valitsemalla näkyviin avautuu ikkuna, josta päästään muokkaamaan tai lisäämään valittujen käyttäjien oikeuksia sekä asettamaan käyttäjille manuaalisten oikeuksien päättymispäivämäärän.

Roolit -osio näyttää käyttäjälle tai käyttäjille myös mahdollisesti aiemmin annetut roolit. Mikäli on valinnut muokattavaksi useamman käyttäjän kerralla, näkyy roolivalinnoissa oikein merkki , jos kaikilla valituilla käyttäjillä on kyseinen rooli ennestään. Muut valituilla henkilöillä olevat roolit näkyvät sinisellä laatikolla . Jos käyttäjille halutaan antaa tietty uusi rooli, niin valitaan haluttu rooli listalta laittamalla rasti ruutuun. Valittu rooli tulee siis aiempien oikeuksien lisäksi kaikille muokattavana oleville käyttäjille. Manuaalisten oikeuksien päättymispäivämäärä voidaan asettaa kenttään joko kirjoittamalla tai hyödyntämällä kalenteritoimintoa. Mikäli päättymispäivämäärän asettaa, niin tämä tarkoittaa sitä, että kyseisen päivämäärän jälkeen käyttäjän manuaaliset oikeudet lähtevät automaattisesti pois kyseiseltä kohteelta. Päivämäärä ei vaikuta mahdollisiin sopimuksen tai dynaamisten käyttöoikeuksien kautta annettuihin oikeuksiin. Tehdyt muutokset tallennetaan ja hyväksytään Tallenna -painikkeella.

Käyttäjien lisäämiseen kohteelle on useampi eri vaihtoehto:

- Lisää käyttäjiä -painikkeella voidaan lisätä kohteelle käyttäjiä klikkaamalla kyseistä painiketta, jolloin näkyviin avautuu käyttäjien hakuvaihtoehdot. Käyttäjiä voidaan hakea koko järjestelmän osalta  hyödyntämällä Hae käyttäjiä sähköpostin perusteella koko järjestelmästä -kenttää, johon tulee kirjoittaa käyttäjän sähköpostiosoite kokonaisuudessaan. Mikäli henkilöllä on olemassa oleva BEM-tunnus, eikä kyseinen tunnus ole jo ennestään lisättynä kohteelle, niin hakua vastaavat käyttäjät tulevat näkyviin, josta käyttäjä voidaan valita esim. klikkaamalla rasti ruutuun. Hae käyttäjiä -hakukentällä voidaan hakea käyttäjiä, jotka ovat jo kyseisessä organisaatiossa mukana kumppanikäyttäjinä. Tässä hakukentässä voi hyödyntää eri hakusanoja, esim. organisaatio, sähköpostin tai nimen osa jne. eli ei tarvitse kirjoittaa kokonaisia sähköpostiosoitteita. Hakutuloksista voi valita myös useita käyttäjiä kerralla. Lisää -painike aktivoituu käyttäjän tai käyttäjien valinnan jälkeen. Käyttäjien lisäys ei vielä anna käyttöoikeusroolia eli käyttöoikeutta kohteeseen. Käyttäjäroolin valinta tapahtuu kuten yllä käyttäjien muokkauksessa.

- Lisää käyttäjiä kohteelta -painikkeella voidaan lisätä kohteelle käyttäjiä jostain toisesta organisaation kohteesta. Etsitään ensin haluttu kohde joko kohteen tunnuksella tai nimellä ja valitaan se Valitse -painikkeella. Tämän jälkeen näkyviin avautuu lista valitun kohteen käyttäjistä. Listalta voidaan poimia lisättävät käyttäjät valitsemalla ne klikkaamalla käyttäjän riviä. Käyttäjiä voi valita useita kerralla. Kun halutut käyttäjät on valittu, Lisää -painike aktivoituu ja käyttäjät lisätään kohteelle. Käyttäjät saavat samalla automaattisesti vastaavat käyttöoikeudet, kuin mikä heillä oli valitussa kohteessa.

Käyttäjien poistaminen kohteelta onnistuu valitsemalla poistettavat käyttäjät, jolloin Poista -painike  aktivoituu. Painikkeen painamisen jälkeen avautuu vielä erillinen Poista käyttäjiä -ikkuna, jossa vahvistetaan valittujen käyttäjien poistaminen. Peruuta -painikkeella voidaan siis vielä perua toimenpide.