Palvelupyyntöjen käyttämisen kannalta on tärkeää, että organisaatiolle on määritelty palvelupyyntöjen asetukset mahdollisimman tarkoituksenmukaisiksi.
Pääset määrittelemään organisaation asetuksia palvelupyyntöihin valitsemalla ylävalikon – osiosta valinnan Asetukset.
Välilehdiltä löytyvät palvelupyyntöjen kentät, palvelupyyntöjen luokittelut oletusluokitusten kera, palvelupyyntöjen vastuutahot, sekä palvelupyyntöjen kustannuspaikat. Lisäksi käytettäville luokitteluille on mahdollista valita tarkenteita.
Palvelupyyntöjen kentät – välilehdellä määritellään palvelupyyntöä täytettäessä käytössä olevat tietokentät. Tietokentät kytketään päälle tätä kautta. Sen lisäksi tietokenttien täydentäminen voidaan pakottaa järjestelmän puolelta, jolloin palvelupyynnön jättäjän on täydennettävä tieto valittuun kenttään ennen palvelupyynnön tallentamista järjestelmään.
Palvelupyyntöjen kentissä on kaksi saraketta, Käytössä sekä Pakollinen. Käytössä – valinta aktivoi kentän täytettäväksi, kun palvelupyyntöä tehdään. Pakollinen – valinta pakottaa kyseisen kentän täytettäväksi. Kentät Ilmoittaja, Organisaatio, Puhelinnumero ja Sähköpostiosoite ovat automaattisesti käytössä, eikä niitä voida kytkeä pois päältä.
Kun asetukset ovat kunnossa, muista Tallentaa valintasi!
Alla olevassa kuvassa esimerkki mahdollisista valinnoista
Luokittelut – välilehdellä luodaan palvelupyynnöissä käytettävät luokittelut. Luokittelut voidaan luoda hierarkiaan, jolloin esim. Käyttäjäpalvelut – pääluokituksen alla on määritelty Ikkunat, ovet ja lukitus yms.
Luokitteluja voidaan lisätä, muokata ja poistaa käyttämällä niiden painikkeita painikerivillä. Näkymässä voidaan määritellä luokitteluille myös Oletusmyöhästymisaika (vihreä ratas-painike).
Myöhästymisaika määrittää palvelupyynnön siirtymisen Viivästynyt – tilaan.
Oletusmyöhästymisaika – kenttään syötetään myöhästymisaika päivinä.
Samassa ikkunassa voidaan määrittää valitulle luokittelulle tarkennenimikkeistö. Tarkenteet luodaan Luokittelun tarkenteet – välilehdellä.
Näkymässä määritetään oletusluokittelut painamalla painikeriviltä löytyviä lippuikoneita luokittelun valinnan jälkeen.
Kuvassa on määritelty luokitus Käyttäjäpalvelut oletusluokitteluksi. Oletusluokittelu on valmiiksi valittuna, kun luodaan uutta palvelupyyntöä. Pyynnön tekijä voi kuitenkin valita jonkin toisen luokittelun, mikäli oletusluokitus ei ole oikea. Lisäksi kohdekohtaisesti voidaan määritellä erilaisia oletusluokitteluja, jotka ohittavat tässä määritellyn oletusluokituksen. Vihreällä lippupainikkeella voidaan määrittää julkisen palvelupyyntölinkin oletusluokittelu.
Mikäli organisaatiossanne käytetään vastuutahoja yhden tai useamman kohteen palvelupyyntöjen kohdistamiseen, ovat vastuutahot hyödyllistä tietoa. Vastuutahojen luonti tapahtuu luomalla ensin Nimikkeistö, jonka alle luodaan vastuutahoja. Kuvan esimerkissä Huoltopalvelu A sekä Huoltopalvelu B ovat valittavissa vastuutahoiksi kohteissa, joissa Huolto – nimikkeistö on valittu vastuutahoksi. Lippuikonilla voit kytkeä jonkin nimikkeistön oletusnimikkeistöksi.
Kustannuspaikat helpottavat suurien kohteiden osalta palvelupyyntöjen tarkempaa yksilöintiä tarkempiin kohteen osiin. Lippuikonilla voit kytkeä jonkin nimikkeistön oletusnimikkeistöksi. Esimerkkikuvassa on lisätty kuvitteellisia osastoja sairaalaa varten.
Kohteen pääkäyttäjä voi ohjeistaa palvelupyyntöjä täyttäviä henkilöitä täydentämään aina osaston tiedot kustannuspaikan kenttään. Kustannuspaikan tietoja voidaan muokata jälkikäteen tarvittaessa.
Luokittelun tarkenteita käytetään tarkentamaan käytettävän luokittelun tietoa. Palvelupyyntöä tehdessä voidaan siis tehdä esimerkiksi palvelupyyntö, jolle merkitään luokitteluksi Ikkunat, ovet ja lukitus ja tarkentavaksi tiedoksi voidaan valita tarkenne Turvallisuus.
Julkinen palvelupyyntölinkki - välilehdellä voidaan luoda uusi julkinen palvelupyyntölinkki. Tätä linkkiä käyttämällä kuka tahansa linkin avaaja pystyy jättämään organisaatioon palvelupyynnön. Palvelupyynnön jättäjällä ei tarvitse olla varsinaisia tunnuksia järjestelmään.
Päivitä – painike luo uuden linkin palvelupyyntöjen jättämiseen. Vanha linkki lakkaa välittömästi toimimasta. Koko linkki täytyy kopioida, jotta linkki toimii oikein.
Toiminnon käyttöönottoa varten, myös kohteille pitää muodostaa julkiset palvelupyyntölinkit.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.