Mikäli kohteelle on määritelty dokumentinhallinta johonkin liitettyyn perusyksikköön, näkyy kohteen sisällä oltaessa ylävasemmassa nurkassa valikko Dokumentit ja sen alta valinta Selaa.
Avautuvassa näkymässä listataan rakennukset, tontit sekä muut yksiköt omilla kuvakkeillaan.
Esimerkissä on yksi rakennus ja yksi tontti, joille on dokumentinhallinnat kytkettynä päälle. Dokumentinhallinta avautuu kun klikkaat rakennuksen tai tontin nimeä hiiren osoittimella.
Dokumenttihaku aktivoituu kun jokin dokumentinhallinta (perusyksikkö) valitaan aktiiviseksi. Esimerkkikuvassa Rakennus1 on valittuna, joten hakutoiminto hakee vain valitun perusyksikön dokumentinhallinnasta.
Mikäli käyttöoikeutesi sallii, järjestelmä näyttää kansion valitsemisen jälkeen Lisää alikansio – painikkeen, jolla voidaan luoda uusia alikansioita valitun kansion alle. Painikkeen painamisen jälkeen alikansiolle syötetään nimi ja painetaan Tallenna – painiketta. Luotu kansio siirtyy välittömästi kansiohierarkiassa syvemmälle. Luodun alikansion nimeä voidaan vaihtaa, sekä kansio voidaan tarvittaessa poistaa. Uudelleen nimeämiseen sekä poistamiseen tarvittavat painikkeet tulevat näkyviin kun luotu alikansio valitaan hakemistorakenteessa.
Kun dokumentinhallinnasta valitaan jokin kansio, aukeaa näkymän oikeaan reunaan listaus hakemiston sisältämistä dokumenteista sekä kansiorakenne muuttuu näyttämään mahdolliset alikansiot.
Dokumentinhallinnassa on tällä hetkellä vain perustoiminnallisuudet. Perustoiminnallisuuksiin kuuluvat dokumentin lisääminen kansioon, dokumentin metatietojen katselu ja muuttaminen, uuden version lisääminen dokumenttiin ja dokumentin poisto.
Uuden dokumentin lisääminen tapahtuu valitsemalla kansio dokumentinhallinnasta, johon uusi dokumentti lisätään, jonka jälkeen painetaan Lisää – painiketta.
Lisää – painikkeen painaminen avaa ”Lisää uusia tiedostoja” – ikkunan. Voit joko valita lisättävät tiedostot työasemaltasi, tai raahata tahtomasi tiedostot ikkunaan.
Kun kaikki tahdotut tiedostot ovat lisätty ikkunaan, voidaan kaikki dokumentit joko lisätä sellaisinaan, tai yhtäaikaisesti kaikkien dokumenttien metatietoja muokaten.
Painamalla Vyörytä metatiedot – painiketta, voit täydentää kaikkiin lisättäviin dokumentteihin samat metatiedot kerralla.
Syötettävät metatiedot tulevat automaattisesti kaikkiin yhdellä kertaa lisättäviin dokumentteihin metatiedoiksi. Kun tiedot ovat kunnossa, voit painaa Vahvista – painiketta. Metatietojen vahvistamisen jälkeen voit painaa Lisää – painiketta, jolloin tiedostot siirtyvät hakemistoon.
Lisättyjen dokumenttien perässä ei ole enää tyhjää latauspalkkia, joten lisäysikkunan voi sulkea.
Dokumenttien lisäysikkunan sulkemisen jälkeen dokumenttien pitäisi näkyä hakemistorakenteessa normaalisti.
Mikäli järjestelmä ei aloita dokumenttien siirtoa normaalisti Lisää – painiketta painaessa, johtunee se virheellisistä tiedoista lisättävissä dokumenteissa. Virheellistä tietoa sisältävät dokumentit ovat värjättynä punaisella.
Dokumentin nimeä klikkaamalla saat auki kyseisen dokumentin metatiedot virheen korjaamista varten. Tässä tapauksessa lisättävä tiedosto on jo sellaisenaan käytössä lisättävässä kansiossa, joten yksinkertainen dokumentin uudelleennimeäminen tai virheellisen dokumentin lisäämisen peruuttaminen korjaa tilanteen.
Dokumenttiin voidaan lisätä uusi versio painamalla vihreää painiketta dokumentin hallintatyökaluista.
Painikkeen painamisen jälkeen avautuu samanlainen lisäysikkuna kun dokumenttia lisätessä. Dokumentti voidaan joko valita työasemalta Valitse tiedostot – painikkeella – tai raahaamalla dokumentti työasemalta aukeavaan ikkunaan. Uuden version lisäämisen jälkeen ikkuna voidaan sulkea ja dokumentin versio on päivittynyt dokumenttikortille.
Dokumentin Dokumenttikortti aukeaa sinisestä info-painikkeesta dokumentin hallintatyökaluissa. Tämän kortin tiedot voivat olla joko suppeat tai hyvinkin laajat, riippuen organisaation asetuksista. Yleiset tiedot – välilehdeltä löytyvät dokumentin kaikki metatiedot. Kenttiä voidaan muokata sekä Tallentaa tarvittaessa.
Dokumenttikortin Versiot – välilehdeltä löytyvät kaikki dokumentin versiot. Voit ladata dokumentin vanhempia versioita työasemallesi klikkaamalla version tiedostonimeä.
Voit poistaa dokumentin uusimman version painamalla punaista ruksia uusimman version lisäyspäivämäärän vieressä.
Järjestelmä varmistaa poiston kysymyksellä, painamalla Kyllä – painiketta järjestelmä poistaa uusimman dokumenttiversion.
Dokumentti voidaan poistaa painamalla punaista ruksia dokumentin hallintapainikkeista. Järjestelmä varmistaa poiston kysymyksellä ja poistaa dokumentin vahvistuksen jälkeen.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.