7 Dokumenttihaku

Dokumentinhallinta-osion oikeassa ylälaidassa on hakukenttä ja sen vieressä Haku-painike.

Kansion tai vaiheen ollessa valittuna, voidaan sen sisältä hakea hakusanalla dokumentteja. Haku voidaan tehdä myös ilman hakusanaa, jolloin hakutuloksiin tulee kansion/vaiheen sisältö kokonaisuudessaan (käyttöoikeuksien rajoissa).

Hakusana löytää tuloksia paitsi dokumentin nimen, myös metatietokenttien (esim. Kuvaus) perusteella, kuten alla olevassa kuvassa.

Hakutoimintoon voidaan siirtyä myös suoraan projektin etusivulta, jossa Haku-painike on niin ikään sivun oikeassa ylälaidassa. Tällöin haku voidaan suorittaa ilman valittua kansiota.

Lisää hakuehtoja -kohtaa klikkaamalla sen alapuolelle aukeaa lisää tietokenttiä, joiden perusteella dokumentteja voidaan hakea. Lisäksi voidaan määrittää aikaväli, johon haku kohdistuu.

Hakua voidaan tarkentaa syöttämällä useita metatietoja ja esim. Nimi-kenttään voidaan syöttää osa dokumentin nimestä.

Sisältö-kenttään syötettyä hakutermiä etsitään projektin dokumenttien sisältä. Haku tukee seuraavia formaatteja: .txt, .docx, .xlsx, .pptx, .pdf. Sisältöhaku on osa Dokumentinhallinta Plus -tuotepakettia. Siihen kuuluu myös mm. ominaisuus, jossa Nimi-kenttä tarjoaa projektista löytyviä dokumentteja, kun kenttään aletaan syöttämään tekstiä.

Hakutulokset voidaan viedä Excel-taulukkoon Vie hakutulokset -painikkeella. Lataa-painikkeella hakutuloksista valitut dokumentit saadaan ladattua tietokoneelle zip-tiedostona.

Hakutuloksista voidaan ladata/avata myös yksittäinen dokumentti klikkaamalla sen nimeä (Nimi-sarakkeessa). Kansio-sarakkeen kansiopolkua klikkaamalla siirrytään siihen dokumentinhallinnan kansioon, jossa kyseinen dokumentti sijaitsee. Hakutulosten lukumäärä ilmoitetaan hakutulosten yläpuolella.

Hakutuloksia voidaan lajitella sarakeotsikoiden mukaan tai suodattaa syöttämällä tekstiä sarakeotsikoiden alla oleviin hakukenttiin.

Huom. Projektin uudet dokumentit skannataan kerran päivässä, joten haku ei välttämättä heti löydä uusimpia dokumentteja.