Kohteen Yleiskuvaukset

Kohteen yleiskuvauksiin pääsee valikosta Kiinteistötiedot – Yleiskuvaukset.

Näkymässä näytetään kohteen perusyksiköt. Hierarkiaa voi selata nuolia klikkaamalla tai tuplaklikkaamalla perusyksikköä, jolloin mahdolliset alemmat tasot avautuvat näkyviin (esim. kohteen tontilla olevat rakennukset).

Perusyksiköille voi lisätä myös perusyksikön osia. Esimerkiksi rakennuksen voi jakaa yleiskuvauksissa osiin (esim. päärakennukselle rakennusosa A, rakennusosa B). Valitaan haluttu perusyksikkö (valintaruutu) ja Lisää perusyksikön osa -painikkeella voidaan syöttää perusyksikön osan nimi. Perusyksikön osiin voi kohteella kohdistaa esim. Tila- ja järjestelmäkortteja, Kunnossapitotoimenpiteitä ja Takuita.

Yleiskuvausten lisäys kohteella:

Valitsemalla halutun perusyksikön (tai perusyksikön osan), saa näkyviin siihen liittyvät yleiskuvaukset, pääsee lisäämään ja muokkaamaan yleiskuvauksia jne.

Lisää yleiskuvauksia painikkeella avautuu näkymä, jossa pääsee valitsemaan perusyksikölle lisättävät yleiskuvaukset organisaation nimikkeistöstä. Jos listaus on pitkä, niin näkymässä on mahdollista hyödyntää hakukenttää (suurennuslasi). Nimikkeitä voi valita useamman kerralla. Valinnan jälkeen voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen, jossa pääsee syöttämään valituille yleiskuvauksille varsinaiset tiedot. Mikäli organisaatiolla on käytössä Käyttöönottopäivä ja Rasitusluokka -kentät, niin ne ovat myös syötettävissä Tiedot -osiossa. Jos haluaa asettaa saman käyttöönottopäivän tai rasitusluokan kaikille lisättävänä oleville yleiskuvauksille, niin voi hyödyntää Valitse kaikille -painiketta. Kun yleiskuvausten tiedot on halutusti täydennetty, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Yhteenveto näyttää vielä lisättävät yleiskuvaukset tietoineen. Tallenna -painikkeella tiedot saadaan lisättyä perusyksikölle. (Huom! Yleiskuvakset voi syöttää perusyksikölle myös excel-tuontia apuna käyttäen. Katso tämän ohjeen kohta yleiskuvausten lisäys ja muokkaus excel-toiminnoilla.)

Yleiskuvausten tarkastelu ja muokkaus:

Perusyksikön yleiskuvaukset näkyvät taulukossa. Taulukossa oleviin tietoihin voi hyödyntää suodatuksia, sarakehakuja jne. Muutokset esim. näkyviin valittuihin sarakkeisiin tai sarakeleveyksiin eivät vaikuta muiden käyttäjien näkymään, vaan muutokset ovat käyttäjäkohtaisia.

Olemassa olevia yleiskuvauksia voi muokata valitsemalla halutun yleiskuvauksen ja käyttämällä Muokkaa -painiketta. Kaikki tehdyt muutokset jäävät talteen Muutoshistoriaan.

Valituista yleiskuvauksista näytetään ns. koko hierarkia, vaikka ylemmän tason nimikettä ei olisikaan täydennetty tietojen osalta. Mikäli valitsee tällaisen yleiskuvauksen, niin Muokkaa painikkeen sijaan aktiivisena näkyy Ota käyttöön -painike, jolla pystyy syöttämään tarvittavat tiedot.

Yleiskuvauksia saa poistettua perusyksiköltä valitsemalla halutun yleiskuvauksen, jolloin Poista -painike aktivoituu.

Yleiskuvauksiin voidaan kohdistaa esim. takuutietoja ja kunnossapitotoimenpiteitä. Yleiskuvaukseen liittyvät voimassa olevat takuut näytetään Voimassa olevien takuiden lkm -sarakkeessa. Takuutietojen syöttäminen vaatii organisaatiolta Takuut -toiminnon (takuutietoa ei voi syöttää yleiskuvausnäkymästä).

Yleiskuvausten lisäys ja muokkaus excel -vientiä ja tuontia apuna käyttäen:

Kohteen yleiskuvaustietoja voi lisätä ja muokata myös excel-pohjan avulla. Kun haluttu perusyksikkö on valittuna, voidaan excel-pohja ladata Vie exceliin -painikkeella. Tämä lataa omalle koneelle tiedoston, jossa on näkyvissä organisaation yleiskuvausnimikkeistö sekä mahdollisesti niihin jo ennestään lisätyt yleiskuvaustiedot. Excel-pohjaan voi lisätä halutut yleiskuvaukset ja niiden tiedot. HUOM! Pohjan sarakeotsikoita, järjestystä sekä Yleiskuvauksen polkua ja ID -kenttää ei tule muuttaa, jotta tietojen tuonti BEM:n suuntaan onnistuu! Yleiskuvauksen rivin Käytössä-sarakkeeseen merkataan TOSI, mikäli kyseinen yleiskuvaus halutaan näkyviin perusyksikölle. Arvo on oletuksena EPÄTOSI, eli ei käytössä. Kuvaus-kenttään kirjataan yleiskuvaukselle haluttu kuvaustieto. Kun halutut tiedot on syötetty, niin pohja tallennetaan, jonka jälkeen se voidaan tuoda takaisin BEM-palveluun Tuo excelistä -painikkeella (valitaan omalla koneella täydennetty excel-tiedosto). Mikäli tuonnissa ei tule virheitä, niin näkyviin tulee teksti ”Excel-tuonti onnistui”. Tämän jälkeen excelin kautta lisätyt tiedot ovat näkyvissä perusyksiköllä. Samalla toimintatavalla voi siis myös päivittää olemassa olevaa tietoa.

Näytä varmuuskopiot -toiminto: Järjestelmä muodostaa varmuuskopion aina, kun tiedot tuodaan perusyksikölle "Tuo excelistä" -toiminnolla. Saat ladattua haluamasi varmuuskopion itsellesi klikkaamalla riviä. Varmuuskopio lataantuu excel-muodossa. Voit lisätä varmuuskopion sisällön perusyksikölle käyttämällä Tuo excelistä -toimintoa.