Takuut - Uuden takuun lisäys kohteelle

Takuut -toiminto löytyy kohteella osiosta Kunnossapito – Takuut. Uuden takuun lisääminen aloitetaan Lisää uusi takuu -painikkeella (näkyvissä Voimassa olevat takuut -välilehdellä ja vaatii takuisiin kohdetason kirjoitusoikeudet). Avautuvalla lomakkeella päästään syöttämään takuun tiedot.

Kohde -rivillä näkyy kohde, johon takuuta ollaan lisäämässä. Perusyksikkö -kenttään valitaan kohteelta perusyksikkö, johon takuu kohdistuu (pakollinen kenttä). Valittavissa on vain ne perusyksiköt, joihin takuut -moduuli on kytketty päälle. Perusyksikön osa -kenttään voidaan valita perusyksikön osa, mikäli sellaisia on kohteen yleiskuvauksissa luotu (ei pakollinen). Takuun voi kohdistaa kohteeseen liittyvään projektiin Valitse projekti -painikkeella. Avautuvasta listasta valitaan haluttu projekti. Liitos näyttää kyseisen takuun myös projektipankin puolella, sekä takuulla näkyy linkki kyseiseen projektiin (siirtyminen projektille vaatii oikeudet myös kyseiseen projektiin). Takuulle annetaan nimi, valitaan luokittelu sekä syötetään kuvaus. Nämä ovat pakollisia tietoja. Luokittelu -valintalistan vaihtoehdot on organisaation asetuksissa erikseen määritelty, eli esimerkiksi organisaation pääkäyttäjä voi vaikuttaa valintalistalta avautuviin vaihtoehtoihin. Mikäli luokitteluille on organisaatiotasolla asetettu vastuuhenkilöiden sähköpostiosoitteita, niin takuun päättymisestä lähetetään muistutussähköpostit kyseisiin sähköpostiosoitteisiin 3kk, 1kk ennen takuun päättymistä ja takuun päättymispäivänä. Urakoitsija -kenttään (vapaasti syötettävä tekstikenttä) syötetään urakoitsijan tieto, esimerkiksi takuun vastuuyrityksen nimi. Urakoitsijatieto on pakollinen. Urakoitsijan sähköpostiosoite -kenttään voidaan syöttää sähköpostiosoite, johon lähetetään automaattisesti muistutusviestit (3kk, 1kk ja kaksi viikkoa ennen takuun toimenpiteen aloitusajankohtaa, sekä muistutuksia päivittäin, mikäli toimenpidettä ei kuitata päättymispäivään mennessä), mikäli takuulle lisätään takuun toimenpiteitä. Sähköpostiosoitteeksi voi olla järkevä laittaa urakoitsijan yleinen osoite, mikäli sellainen on käytössä. Näin voidaan mahdollisesti välttyä tilanteilta, joissa pitkän takuuajan aikana henkilökohtaiset osoitteet saattavat vaihtua jne. Sähköpostiosoitteen asettaminen on erityisen tärkeää silloin, jos käytössä on takuun toimenpiteistä automaattinen työmääräimen muodostus. Tällöin työmääräin lähetetään urakoitsijan sähköpostikenttään syötettyyn osoitteeseen. Tilaajan vastuuhenkilö -valintalistalta valitaan vastuuhenkilö tilaajan puolelta. Valintalistalla näkyy kaikki kohteen käyttäjät, joilla on kirjoitusoikeudet Takuut -moduuliin. Tilaajan vastuuhenkilölle lähetetään myös muistutussähköposteja seuraavasti: jos takuun toimenpidettä ei ole kuitattu toimenpiteen päättymispäivämäärään mennessä. Kyseinen sähköposti lähetetään joka päivä, kunnes toimenpide kuitataan. Sähköpostia lähetetään myös takuun päättymisen lähestymisestä. Kyseinen sähköposti lähetetään 3 kk ja 1kk ennen päättymistä sekä takuun päättymispäivänä. Tilaajan vastuuhenkilötietoa voidaan vaihtaa takuun keston ajan. Takuulle annetaan Alkamispäivämäärä (pakollinen tieto) joko kirjoittamalla päivämäärä muodossa pp.kk.vuosi tai valitsemalla avautuvasta kalenterinäkymästä. Takuulle syötetään Kesto kuukausina (esim. 24), joka asettaa automaattisesti päättymispäivämäärän. Päättymispäivämäärää ei voi manuaalisesti asettaa!

Takuu voidaan kiinnittää valitun perusyksikön yleiskuvauksiin, tilakortteihin ja järjestelmäkortteihin. Yleiskuvauksen valinta voidaan organisaatiotason asetuksissa pakottaa, mikä näytetään kentässä tähtimerkillä. Valitse yleiskuvaukset -painikkeella päästään valitsemaan yleiskuvauksia organisaation yleiskuvausnimikkeistöstä. Listasta voidaan valita useita yleiskuvauksia kerralla ja valinnat hyväksytään OK-painikkeella. Takuulle voidaan liittää myös tilakortteja tai järjestelmäkortteja. Valitse kortit -painikkeilla voidaan liittää takuulle valitun perusyksikön tilakortteja ja/tai järjestelmäkortteja. Valitut kortit näytetään lomakkeella kunkin otsikon alla, josta valittuja kortteja tai yleiskuvauksia voi vielä poistaa. Takuutieto näytetään liittyvillä tila- ja järjestelmäkorteilla näiden omissa näkymissä.

Kun takuun tiedot on täydennetty tarvittavilta osin (vähintään pakolliset tiedot), niin takuu tallennetaan Tallenna -painikkeella. Peruuta -painikkeella takuun luonti voidaan keskeyttää.

Tallennuksen jälkeen avautuu takuun tiedot -näkymä, jossa takuuta voi muokata (Muokkaa -painike), lisätä takuuseen liittyviä dokumentteja, tarkastella palvelupyyntöjä, jotka liittyvät takuuseen, esimerkiksi toimenpiteistä tehdyt työmääräimet (Palvelupyynnöt -välilehti), sekä lisätä takuun toimenpiteitä (esimerkiksi takuutarkastuksia, laitteen takuuaikaiset huollot yms.)

Dokumentit -välilehdellä Valitse dokumentit -painike tulee näkyviin, kun siirrytään takuun muokkaustilaan Muokkaa -painikkeella. Näkyviin avautuu kohteen kansiot, joihin käyttäjälle on oikeudet (tyhjät kansiot voi piilottaa näkyvistä silmäkuvakkeella) ja kansioista voi valita halutut dokumentit. Lisää tiedostoja -painikkeella voi tuoda myös kokonaan uuden dokumentin omista tiedostoista ja ne lisätään samalla valittuna olevaan kohteen kansioon. Liitteiden valinnat vahvistetaan OK-painikkeella. Liitteet näkyvät takuun dokumenteissa käyttäjille, joilla on lukuoikeudet Takuut -moduuliin.

Takuun toimenpiteiden lisääminen:

Takuulle voidaan luoda kuitattavia toimenpiteitä, esimerkiksi takuutarkastuksia, laitteen takuuaikaiset huollot yms. Toimenpiteitä voi lisätä Takuun toimenpiteet -otsikon alla olevasta Lisää toimenpide -painikkeesta, joka avaa täydennettävän lomakkeen.

Toimenpiteelle annetaan Nimi, Kuvaus, sekä Alkamispäivämäärä: määrittää, milloin toimenpide olisi tarkoitus aloittaa (muistutussähköpostit tulevasta toimenpiteestä lähtevät vastuutahoille tähän peilaten). Päättymispäivämäärä: määrittää ajankohdan mihin mennessä toimenpide tulee kuitata (mikäli kuittausta ei tehdä päättymispäivämäärään mennessä, muistutussähköpostit lähtevät vastuutahoille päivittäin). Jos organisaatiolla on käytössä Palvelupyyntöjen Työmääräimet -toiminto, ja se on takuiden asetuksissa määritetty käyttöön, niin toimenpiteelle on mahdollista kytkeä päälle Automaattinen työmääräin: toimenpiteelle luodaan tällöin automaattisesti Työmääräin, kun toimenpiteen aloituspäivämäärä on ohitettu ja mikäli toimenpiteelle ei ole vielä luotu jatkotoimenpidettä. Jotta työmääräin voidaan luoda, takuulle pitää olla syötetty urakoitsijan sähköpostiosoite. Työmääräimen suorittajaksi valitaan takuulle määritelty urakoitsija. Toimenpide tallennetaan Tallenna -painikkeella. Takuun toimenpiteitä voi lisätä yhdelle takuulle useita.