BEM-Palvelupyyntöjen toiminnallisuus

Yleistä

Palvelupyyntöihin merkitään merkittävät ei-kiireelliset havainnot ja vikakorjaustarpeet.
Kiireelliset asiat (putkivuodot ym. välitöntä reagointia vaativat tapahtumat) tulee aina ilmoittaa
henkilökohtaiseen kontaktiin perustuvin menetelmin (puhelinsoitto).
Asiakasorganisaation tuottaessa omistamiensa kohteiden kiinteistöpalvelut itse, huolehditaan
kaikkien eri osapuolten riittävän aktiivisesta järjestelmän käytöstä.
Kun kiinteistöpalvelut hankitaan ulkoiselta palveluntuottajalta, voidaan palvelupyyntöjen
käsittelyaikoja seurata ja raportoida.
Palvelun käyttäjä voi merkitä seurattavaksi palvelupyynnöt, joista hän haluaa lisätietoa. Siten
käyttäjä pystyy etusivulla helposti valvomaan seuraamiaan palvelupyyntöjä.
Vikahistorian kannalta tärkeät pyynnöt tulee korostaa, ja siten turvata tehokkaampi tiedon
jakaminen eri käyttäjien välillä.

Kirjaaminen

Tilan käyttäjät tekevät palvelupyyntöjä omassa toimintaympäristössään tekemistään
havainnoista. Ilmoitukset luokitellaan aina asiakkaan käytössä olevien nimikkeistöjen
nimekkeille. Erityisen tärkeää on kirjata seuraavat asiat:

• havaitun ongelman tai epäkohdan tarkka fyysinen sijainti
• mahdollisesti tapahtuman tarkka ajankohta tai kesto
• riittävän tarkka sanallinen kuvaus tapahtumasta
• mahdollisesti käytössä oleva liitedokumentaatio (valokuva, sähköposti, muistio tms.)
• ilmoittajan omat henkilö- ja yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

Palvelupyyntöjä kirjataan asioista tai tapahtumista, joita tilan loppukäyttäjät omissa
toimitiloissaan, niiden kalusteissa ja varusteissa, olosuhteissa tai esimerkiksi ulkoalueilla
havaitsevat ja kokevat. Pyynnöt voivat olla luonteeltaan joko isompia vuosikorjausohjelmiin
sisällytettäviä toimenpiteitä vaativia asioita tai hyvinkin pieniä, helposti kuntoon laitettavien
rakennusosien korjauksia.

Esimerkkejä kirjattavista asioista:

1. toimintaolosuhteisiin liittyvät muutostarpeet

• tilaratkaisut
• tilojen varustus
• lämpöolosuhteet
• ilmanvaihdon olosuhteet

2. kunnostustarpeet

• rikkoutuneet kalusteet ja varusteet

3. toimintaympäristön turvallisuus

• turvallisiin olosuhteisiin vaikuttavien asioiden havainnointi