3 Automaattiset kopiotilaukset

Projektin kopiotilaukset voidaan automatisoida, jolloin järjestelmä lähettää automaattisesti tilauksen kopiolaitokselle ennalta määritetyn ajastuksen mukaisesti, kun kansioon lisätään uusi dokumentti tai uusi versio päivitetään olemassa olevalle dokumentille.

Huom. Ennen automaattisten kopiotilausten luontia kannattaa varmistaa, että automaattisten kopiotilausten asetukset ajastuksineen on määriteltynä projektin pääkäyttäjän toimesta.

Jos asiakasorganisaatiolla on käytössä automaattiset kopiotilaukset ja käyttäjällä on oikeudet niihin, löytyy kyseinen toiminto ylävalikosta (Kopiotilaukset --> Automaattiset kopiotilaukset).

Mikäli oletusasetuksia/ajastusta ei ole asetettu, näkyy sivulla tämän näköinen ilmoitus. Projektin pääkäyttäjä voi kytkeä asetukset.

Automaattisen kopiotilauksen luonti

Automaattista kopiotilausta lähdetään luomaan Uusi automaattinen kopiotilaus -painikkeella. Tilauksen luonti etenee ohjatusti neljässä vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan tilaukseen mukaan tulevat kansiot.

Kansio valitaan aktivoimalla sen edessä oleva valintaruutu. Muista valita myös tarvittavat alikansiot. Valitse alikansiot -painikkeella voidaan kerralla valita yhden vaiheen tai kansion kaikki alikansiot.

Osa valittuna olevien kansioiden sisältämistä dokumenteista voidaan tarvittaessa jättää pois tilauksesta Jätä pois dokumentteja -painikkeella. Saman painikkeen kautta voidaan myöhemmin palauttaa tilauksen ulkopuolelle jätetty dokumentti takaisin tilaukseen.

Seuraava-painiketta tai Vastaanottajat-välilehteä klikkaamalla siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Tilauksen vastaanottajia voidaan valita projektin käyttäjistä, jakelulistalta tai osoitekirjasta, tai syöttää vastaanottajan tiedot manuaalisesti. Projektista lisätyn käyttäjän toimitusosoitteeksi tulee tämän projektiasetuksiin tallennettu osoite.

Lisätyt vastaanottajat jakelutietoineen voidaan kopioida jakelulistaksi, jolloin sitä voidaan käyttää jatkossa pohjana tilauksissa. Vastaanottajille määritellään käsittely- ja jakelutiedot.

Seuraava-painiketta tai Tilaustiedot-välilehteä klikkaamalla siirrytään kolmanteen vaiheeseen.

Tilaukselle voidaan syöttää nimi. Jos projektille luodaan useita automaattisia kopiotilauksia, kannattaa ne nimetä yksilöllisesti ja kuvaavasti. Seuraaviin kohtiin (kopiolaitos ja maksajatiedot) voidaan täyttää tiedot suoraan projektin oletusasetuksista tai syöttää tiedot manuaalisesti. 

Tilaajan tiedot -kohtaan tulee oletuksena automaattisen kopiotilauksen tekijän tiedot, mutta Valitse tilaaja -painikkeella siihen voidaan vaihtaa toinen henkilö projektin käyttäjistä. Viite-kenttä voidaan täyttää tarvittaessa.

Lisävalinnat-otsikon alla on Huomioitavaa kopiolaitokselle -tekstikenttä, johon voidaan tarvittaessa kirjoittaa tilaukseen liittyviä tarkennuksia.

Sen alla on valintaruutu, jonka aktivoimalla lähetetään heti yksi tilaus kopiolaitokselle nykyisistä versioista, kun automaaattinen kopiotilaus vahvistetaan. Jos valintaruutu jätetään aktivoimatta, lähtee ensimmäinen tilaus (ajastuksen mukaisesti) vasta tulevista kuvapäivityksistä.

Neljäs ja viimeinen vaihe on Vahvista-välilehti, jossa näytetään yhteenveto edellä syötetyistä tiedoista. Tilaus aktivoidaan painamalla Aktivoi tilaus -painiketta sivun alalaidassa.

Projektin kaikki Vahvistettu- ja Luonnos-tilassa olevat tilaukset näkyvät automaattisten kopiotilausten sivulla. Tilausta klikkaamalla sitä päästään muokkaamaan. Poista-painikkeella automaattinen kopiotilaus voidaan poistaa kokonaan.

Jos muokkaat aktiivista tilausta, muista vahvistaa se uudelleen viimeisellä välilehdellä, jotta tilaus pysyy aktiivisena. Luonnos-tilassa olevat tilaukset eivät lähde kopiolaitokselle. Automaattiset kopiotilaukset lähetetään kopiolaitokselle projektin asetuksissa määritellyn ajastuksen mukaisesti.