3 Automaattiset kopiotilaukset

Projektille kirjautumisen jälkeen voit katsella luotuja automaattisia kopiotilauksia ja luoda uuden automaattisen kopiotilauksen jälkeen valitsemalla ylävalikosta Kopiotilaukset – Automaattiset kopiotilaukset

Avautuvassa näkymässä painamalla Uusi automaattinen kopiotilaus pääset luomaan automaattisen kopiotilauksen.

Automaattisen kopiotilauksen luonti tapahtuu ohjatusti ja alkaa valitsemalla ensin automaattiseen kopiotilaukseen tulevat kansiot.

Kansiot valitaan valitsemalla kansion nimen edessä oleva valintalaatikko. Valitse alikansiot –painike valinta valitsee kansion kaikki alikansiot mukaan. Automaattisesta kopiotilauksesta voidaan jättää pois valittuja dokumentteja tai palauttaa pois jätettyjä dokumentteja takaisin kopiotilaukseen valitsemalla Jätä pois dokumentteja –painike. Kun olet valmis, paina Seuraava –oikeasta alareunasta.

Seuraava – painike vie sinut valitsemaan Vastaanottajia. Vastaanottajia voidaan lisätä suoraan projektipankin käyttäjistä, käsin syöttämällä tai jakelulistalta (oma kohtansa ohjeessa.). Lisäksi luotu vastaanottajalistaus asetuksineen voidaan kopioida jakelulistaksi, jolloin sitä voidaan käyttää jatkossa pohjana.

Kun olet lisännyt vastaanottajia listalle, voit määritellä jokaiselle vastaanottajalle tarpeen mukaan erilaiset jakelutiedot. Voit valita erilaiset käsittelyt, toimitustavat, sarjojen määrät, rei’itykset, nidonnat ja mahdolliset lisätiedot. Kaikki tiedot välittyvät kopiolaitokselle.

Näkymän Seuraava - painike vie sinut syöttämään Tilaustiedot.

Automaattiselle kopiotilaukselle voidaan syöttää nimi. Nimi helpottaa kopiotilauksen löytämistä jatkossa. Valittavissa olevat kopiolaitokset ovat järjestelmästä löytyviä kopiolaitoksia. Jos valintalistasta puuttuu jokin kopiolaitos, otathan yhteyttä Buildercomin asiakaspalveluun. Täytä tiedot projektin asetuksista –valinta täyttää kentät asetuksiin tallennetuin tiedoin. Voit myös täyttää Maksajan tiedot käsin.

Tilaajan tietoihin esitäytetään käyttäjätunnuksesi tiedot. Voit syöttää viitteen tarvittaessa.

Mikäli tilaukseen liittyy jotain erityistä huomioitavaa, voit kirjata ne Lisävalinnat – osiossa.

Viimeisessä vaiheessa, Vahvista – osiossa saat yhteenvedon kaikista syötetyistä tiedoista.

Vahvista automaattinen kopiotilaus Vahvista –painikkeella. Kun automaattinen kopiotilaus on vahvistettu, se on aktiivinen ja kopiotilaukset lähetetään projektin pääkäyttäjän tallentamien ajastusten mukaisesti aina kun valittuun kansioon lisätään uusi dokumentti tai sen versio.

Jos muokkaat vahvistettua automaattista kopiotilausta, se pitää vahvistaa muokkauksen jälkeen uudelleen!

HUOM! Automaattinen kopiotilaus tarkastelee vain muutoksia, eli valitusta aineistosta ei lähde automaattisesti ensimmäistä sarjaa kaikista kuvista. Mikäli on tarve tilata ensimmäinen sarja kuvia, tulee tehdä erillinen kopiotilaus normaalin kopiotilaustoiminnon kautta.