Uusia kopiotilauksia päästään luomaan ja aiemmin projektista lähetettyjä tilauksia tarkastelemaan avaamalla projektin ylävalikosta Kopiotilaukset – Kopiotilaus.
Uusi kopiotilaus -painikkeella aloitetaan luomaan kopiotilausta.
Kopiotilauksen luonti tapahtuu viidessä vaiheessa. Aluksi valitaan kopiotilaukseen dokumentit painamalla Valitse dokumentit -painiketta, josta aukeaa projektin dokumentinhallinnan kansiopuu.
Kansiopuussa navigoidaan kansioon, jossa tilattavat kuvat sijaitsevat. Dokumentteja voidaan valita yksitellen dokumenttiriviä klikkaamalla. Valitse kaikki -painikkeella voidaan valita kansion kaikki dokumentit kerralla. Valitse kaikki myös alikansioista -painike ottaa mukaan myös alikansioissa olevat dokumentit. Valittuna olevien dokumenttien kokonaislukumäärä näkyy oikeassa yläkulmassa.
Dokumentteja voidaan tarvittaessa valita useista eri kansioista. Valintojen jälkeen ikkuna suljetaan oikeasta alakulmasta.
Valitut dokumentit listautuvat Dokumentit-sivulle. Yksittäiselle dokumentille on mahdollista määrittää Värillinen-lisävalinta. Poista-painikkeella voidaan poistaa tilauksesta yksitellen dokumentteja.
Vastaanottajat-välilehteä tai Seuraava-painiketta klikkaamalla siirrytään seuraavaan vaiheeseen.
Tilauksen vastaanottajia voidaan lisätä projektin käyttäjistä, jakelulistalta, osoitekirjasta tai syöttämällä vastaanottaja manuaalisesti. Luotu vastaanottajalistaus asetuksineen voidaan kopioida jakelulistaksi, jolloin sitä voidaan jatkossa käyttää pohjana.
Lisätyille vastaanottajille määritellään jakelutiedot. Lisätiedot-kentässä voidaan tarvittaessa ilmoittaa kopiolaitokselle erityisiä lisätietoja, mikäli esim. haluttua käsittelytapaa ei löydy suoraan valikosta.
Seuraavassa vaiheessa määritellään Tilaustiedot.
Tilaukselle voidaan syöttää nimi (ei pakollinen). Nimeäminen voi helpottaa kopiotilauksen löytämistä myöhemmin. Kopiolaitos -valikossa on valittavissa BEM-järjestelmässä ennestään olevia kopiolaitoksia. Jos valintalistasta puuttuu haluamasi kopiolaitos, otathan yhteyttä Buildercomin asiakaspalveluun.
Tilaajan tietoihin esitäytetään käyttäjätunnukseesi liitetyt yhteystiedot. Viitenumero voidaan lisätä tarvittaessa.
Jos tilaukseen liittyy erityistä huomioitavaa, voit kirjata asian Huomioitavaa kopiolaitokselle -kenttään Lisävalinnat-otsikon alla.
Neljännellä välilehdellä täydennetään tilauksen Maksutiedot.
Yritys-valintalistan sisältö muodostuu projektin käyttäjien mukaan. Maksajaorganisaation valinnan jälkeen automaattisesti täytettyjä osoitetietoja on mahdollista muokata. Yhteyshenkilö on pakollinen kenttä. Lomakkeen lopussa on paikka myös verkkolaskutiedoille.
Viimeisessä Vahvista -vaiheessa nähdään yhteenveto dokumenteista, vastaanottajista sekä tilaus- ja maksutiedoista.
Kopiotilaus lähetetään painamalla Vahvista-painiketta sivun alalaidasta. Jos tilausta ei vahvisteta, jää se luonnostilaan ja tilausta voidaan palata muokkaamaan myöhemmin.
Kun kopiolaitos kuittaa tilauksen käsitellyksi, lähetetään siitä sähköposti-ilmoitus tilaajan sähköpostiosoitteeseen.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.