1.2 Kansioiden hallinta

Kansiotasot ja navigointi

Projektin hakemistopuu sisältää vaiheita, mallikansioita sekä paikallisesti luotuja kansioita. Vaiheita ovat ylimmät päätasot, kuten kuvassa näkyvät "Hankkeen yhteiset tiedot", "Hankkeen johtaminen" jne.. Vaiheiden alla olevat siniset kansiot ovat mallikansioita, jotka on määritelty organisaation kansiomalliin. Jos kansiopuuhun luodaan uusi paikallinen (projektikohtainen) kansio, on se väriltään keltainen.

Kuten Dokumentinhallinnassa, saadaan vaiheiden ja kansioiden alta näkyviin lisää alikansioita klikkaamalla vaihetta/kansiota, tai sellaisen edessä olevaa pientä nuoli-ikonia.

Kansionhallinnan perustoiminnot

Kun vaihe tai kansio on valittuna, aktivoituvat myös kansiopuun päällä olevan työkalurivin toiminnot sen mukaan, mitä niistä on mahdollista suorittaa kyseisen vaiheen tai kansion kohdalla. Huom. Sinisiä mallikansioita ei voida poistaa tai nimetä uudelleen projektikohtaisesti.

• Lisää kansio -painike luo uuden paikallisen kansion, joka voidaan nimetä uudelleen.
• Muokkaa kansion nimeä -painikkeella voidaan nimetä uudelleen paikallisesti luotu kansio.
• Poista kansio -painikkeella voidaan poistaa tyhjä, paikallisesti luotu kansio.

Huom. Paikallisesti luodun alikansion roolioikeudet kopioituvat siitä kansiosta, jonka alle se luodaan, mutta jos kansio luodaan suoraan vaiheen alle, ei oikeuksia periydy, vaan ne täytyy määritellä itse (ellei käytetä Kopioi kansio -toimintoa, joka (oletuksena) kopioi samalla myös kansion oikeudet. Ks. ohje alempana).

Lisätoiminnot

Lisätoiminnot-valikosta löytyy useita toimintoja.

• Erikoisurakkatoiminnosta kerrotaan tarkemmin seuraavassa artikkelissa.
• Valittuna oleva kansio tai vaihe voidaan piilottaa, jolloin se ei näy Dokumentinhallinta-osiossa kenellekään käyttäjälle. Piilotettu vaihe/kansio saadaan takaisin näkyville valitsemalla Näytä.
• Kopioi kansio -toiminnolla saadaan kopioitua valittu kansio toisen kansion tai vaiheen alle. Toiminto ei kopioi dokumentteja, vaan ainoastaan kansion. Lisävalinta Kopioi myös alikansiot kopioi samalla myös kaikki kansion alikansiot. Samalla kopioituvat myös kansion roolioikeudet, ellei tilaajaorganisaatio ole erikseen määritellyt, että kopioitavan kansion oikeudet muodostuvat kohdekansion mukaisesti.
• Kopioi piilotusasetukset -toiminnolla voidaan ottaa samalla kansiomallilla perustetuista projektipankeista piilotettujen kansioiden asetukset tähän projektipankkiin käyttöön. Avautuvassa ikkunassa valitaan lähdeprojekti, josta piilotusasetukset kopioidaan.
• Vie Exceliin -toiminto vie projektin kansiorakenteen roolioikeuksineen Excel-taulukkoon. Kaikki oikeudet -valinta ottaa mukaan myös mahdolliset erikoisurakkaroolit. Excel-taulukkoon muodostuu kansiorakenne riveittäin sekä roolit pystysarakkeisiin. Kunkin kansiorivin ja roolisarakkeen risteymäsolussa näkyy merkintä R, W tai A (Read - Luku / Write - Kirjoitus / Admin - Pääkäyttäjä) sen mukaan, minkälainen oikeus roolilla on kansioon. Tyhjä solu tarkoittaa, että oikeuksia ei ole. Joissakin tapauksissa R:n W:n tai A:n perässä voi olla N-kirjain (RN/WN/AN), mikä tarkoittaa roolille kansiomalliin määriteltyä automaatti-ilmoitusta (Notification) kansioon lisätyistä dokumenteista.