1.1 Roolioikeuksien hallinta

Projektiroolien oikeudet

Kansionhallinnassa voidaan hallita roolien oikeuksia kansioihin tietyin rajoituksin; Organisaation kansiomallista tulevien (sinisten) kansioiden oikeudet ovat ainoastaan laajennettavissa, mutta roolilta ei voida projektikohtaisesti heikentää oikeuksia kansiomallin kansiosta. Kuvassa Arkkitehtisuunnittelu-roolille on lisätty lukuoikeuden lisäksi kirjoitusoikeus valittuna olevaan kansioon. Kansiomalliin määritetyt oikeudet näkyvät harmaana, eikä valintoja ole mahdollista poistaa. Paikallisesti luotujen (keltaisten) kansioiden roolioikeuksia voidaan sen sijaan muokata laajemmin.

Oikeudet-välilehdellä näytetään oletuksena projektissa käytetyt roolit, ts. sellaiset roolit, joilla on oikeudet vähintään yhteen kansioon. Poistamalla valinta kohdasta Projektissa käytetyt roolit, tulevat näkyviin kaikki muutkin organisaation projektiroolit, joille on mahdollista lisätä oikeuksia kansioihin.

Erikoisurakkaroolit-valinta tuo näkyviin myös erikoisurakkaroolit, mikäli kyseinen toiminto on käytössä.

Roolioikeuksien periyttäminen

Kun yksi tai useampi rooli on valittuna ( = roolin nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu aktivoitu ), saadaan ko. rooli(e)n oikeudet periytettyä alikansioihin Periytä oikeudet -painikkeella. Ylimmässä kuvassa Arkkitehtisuunnittelu-rooli on valittuna, jolloin Periytä oikeudet -painike näkyy aktiivisena oikeassa yläkulmassa. 

Muutosten tallentaminen

Kun kansioiden oikeuksia on muokattu, tallentaminen tapahtuu kansiopuun päällä olevalla Tallenna-painikkeella. Peruuta-painike nollaa tehdyt muutokset. Tallennetut muutokset kansioiden oikeuksissa astuvat voimaan välittömästi tallennushetkellä.

Oletusroolit

Oletusroolit-välilehdellä voidaan tarkastella mahdollisten oletusroolien oikeuksia valittuun kansioon. Oletusroolien oikeudet on määritelty organisaatiotasolla kansiomalliin, eikä niitä voida muokata projektikohtaisesti. Käyttäjä voi saada oletusoikeuden projektiin mm. kohdeliitoksen, Dynaamisten käyttöoikeuksien tai määräaikaisten oikeuksien kautta.

Roolien kansio-oikeuksien tasot

Roolien kansio-oikeuksissa on kolme eri tasoa. Laajempi taso sisältää aina myös edellisten tasojen ominaisuudet.

Luku

• Käyttäjä näkee dokumentinhallinnassa kansion ja sen sisältämät dokumentit.
• Käyttäjä voi ladata kansion sisällön omalle työasemalleen.
• Käyttäjä näkee kansion myös muissa toiminnallisuuksissa (esim. kopiotilausta luotaessa).

Kirjoitus

• Käyttäjä voi tallentaa kansioon dokumentteja tai lisätä uuden version olemassa olevalle dokumentille.
• Käyttäjä voi muokata kansiossa olevien dokumenttien metatietoja.
• Käyttäjä voi poistaa kansiosta dokumentteja tai yksittäiseltä dokumentilta viimeisimmän version.
• Käyttäjä voi siirtää tai kopioida dokumentteja toiseen kansioon projektin sisällä (vaatii kirjoitusoikeuden myös kohdekansioon).

Pääkäyttäjä

• Käyttäjä voi luoda kansion alle uusia alikansioita.
• Käyttäjä voi muokata paikallisesti luodun kansion nimeä.
• Käyttäjä voi poistaa tyhjän, paikallisesti luodun kansion tai siirtää paikallisesti luodun kansion toiseen kohtaan hakemistopuuta (vaatii pääkäyttäjäoikeuden myös kohdekansioon).
• Käyttäjä voi kopioida kansioita sisältöineen tai ilman sisältöä toiseen kohtaan hakemistopuuta (vaatii pääkäyttäjäoikeuden kohdekansioon, mutta lähdekansiossa riittää lukuoikeus).