Kunnossapitotoimintoa voidaan käyttää joko kohteen, organisaatiotason tai kiinteistösalkun kautta. Valikko löytyy kaikissa tapauksissa valitsemalla ylävalikosta Kunnossapito -> Kunnossapito-ohjelma.
Huom! Organisaatiotasolta tai kiinteistösalkusta Kunnossapito -valikko ei tule näkyviin, jos yhdelläkään organisaation kohteella ei ole kunnossapito -toimintoa päällä. Käyttäjällä tulee olla myös riittävät oikeudet kohteisiin, joiden kunnossapidon osiota tarkastellaan.
Aukeavassa ikkunassa voidaan joko luoda uusia kunnossapitotoimenpiteitä (uusien toimenpiteiden luonti ei onnistu kiinteistösalkkunäkymän kautta) tai katsella kunnossapito-ohjelmia valituista kohteista. Näkymää voidaan suodattaa erilaisin valinnoin. Näkymän kautta voidaan myös muokata jo olemassa olevia kunnossapitotoimenpiteitä.
Uusien kunnossapitotoimenpiteiden luonti
Kunnossapitotoimenpiteitä luodaan Uusi kunnossapitotoimenpide – painikkeella. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa valitaan kohde, johon toimenpide kohdistuu.
Kohteen valinnan jälkeen avautuu uuden kunnossapitotoimenpiteen lomake, johon päästään syöttämään toimenpidettä koskevat tiedot. Pakolliset kentät on ilmaistu * -merkillä.
Huom! Lomakkeella käytössä olevat kentät ja valintalistat riippuvat organisaation asetuksista. Katso kunnossapidon asetukset.
Liittyvän perusyksikön (perusyksikön osan voi myös valita, mikäli sellaisia on kohteen yleiskuvauksissa lisätty) lisäksi valitaan joko toimenpidettä koskeva järjestelmänimike tai yleiskuvaus, molempia ei voi valita samaan toimenpiteeseen. Huom! Mikäli kunnossapidon asetuksissa on valittu mahdollisuus syöttää toimenpiteitä ilman järjestelmä- tai yleiskuvausliitosta, niin kyseiset tiedot eivät ole pakollisia.
Toimenpiteelle syötetään nimi ja tarvittaessa tarkempi kuvaus. Lisäksi riippuen kunnossapidon asetuksista, voi syöttää esim. toimenpiteen tyypin ja budjettityypin.
Huom! Jos organisaatiolla on käytössä esim. Ilmoitin -toiminnallisuus ja kunnossapidon asetuksissa on laitettu lomakkeelle päälle Linkitetty työmaa -kenttä, niin tällöin kunnossapitotoimenpiteen voi linkittää työmaalle tai luoda suoraan uuden työmaan, jolloin saadaan niiden kautta esim. toteutuneet kustannukset.
Perustietojen alapuolella on oma osionsa, nimeltä Toimenpiteen vuodet. Toteutusvuosien sisältämät kentät riippuvat organisaation asetuksista.
Huom! Urakoitsija – osiossa valittavat urakoitsijat tulevat organisaation etusivun Työmaat -> Toimittajat – osion tiedoista. Jos tahdottua urakoitsijaa ei löydy listasta, täytyy sellainen luoda em. paikasta.
Mikäli toimenpide liittyy johonkin tilaan tai järjestelmään, voidaan se linkittää näkymän alareunassa valitsemalla joko tila- tai järjestelmäkortti, mikäli kortteja käytetään organisaatiolla.
Osiossa voidaan myös lisätä toteutusvuosia kyseiselle toimenpiteelle Lisää -painikkeella. Esimerkiksi jos vastaava toimenpide on tarkoitus tehdä tulevaisuudessa tiettyinä vuosina, voidaan toimenpidevuodet syöttää ja ne näkyvät kunnossapito-ohjelmassa kyseisen aikataulutuksen mukaisesti.
Näkymän alareunasta voidaan myös poistaa valittu vuosi tai koko toimenpide.
Toimenpiteen tallentamisen jälkeen se siirtyy toimenpiteen lukunäkymään.
Painamalla Muokkaa – painiketta pääset muokkaamaan toimenpiteen tietoja. Liitetiedostot – välilehdellä voit lisätä toimenpiteeseen liittyvän dokumentin kohteen dokumentinhallinnasta.
Tilauskirjeet – välilehdellä voidaan luoda toimenpiteelle tilauskirje.
Uusi tilauskirje – painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä esitäyttää tilauskirjeen tiedot organisaatiolle asetettujen asetuksien mukaisesti. Avautuvassa näkymässä on useita kenttiä, joita voidaan muokata ja muutamia, joiden tiedot tulevat organisaation asetusten mukaisesti. Esimerkiksi hinta tulee toimenpiteen budjetoidusta summasta sekä tilaajan tiedot käyttäjätunnuksen tiedoista.
Kun kaikki tiedot ovat kunnossa, paina Lisää – painiketta ikkunan oikeassa alareunassa. Lisäämisen jälkeen järjestelmä mahdollistaa juuri luodun tilauskirjeen lataamisen omalle työasemallesi:
Luotava tilauskirje on pdf dokumentti, johon on sisällytetty kaikki aiemmassa ikkunassa syötetyt tiedot.
Luodut tilauskirjeet muodostavat listan Tilauskirjeet – välilehdelle. Esimerkissä on vain yksi luotu tilauskirje.
Muutoshistoria – välilehdellä näytetään kunnossapitotoimenpiteeseen liittyvä muutoshistoria. Kaikki toimenpiteeseen tehdyt muutokset näkyvät tällä välilehdellä.
Muutokset merkitään tavalla ”Vanha arvo” -> ”Uusi arvo”. Jos tietoa ei ole aiemmin ollut syötettynä kentässä, näkyy vanha arvo tyhjänä.
Kunnossapitotoimenpiteiden haku ja tarkastelu listanäkymässä
Organisaatiolle (tai yksittäisen kohteen, mikäli tarkastellaan kunnossapito-ohjelmaa kohteen kautta) luotuja kunnossapitotoimenpiteitä tarkastellaan Kunnossapito-ohjelma -näkymässä.
Organisaation tasolta katseltuna valitaan kohteet, joiden kunnossapito-ohjelmia halutaan tarkastella. Kohteita voi valita valintalistalta manuaalisesti klikkaamalla Valitse kohteet -kenttää tai hyödyntää kiinteistösalkkuja Valitse kiinteistösalkkuja -listausta. Kiinteistösalkun valinnan jälkeen on vielä mahdollista muokata kiinteistösalkusta tulevia kohteita Muuta valittuja kohteita -valintalistasta.
Sen lisäksi valitaan vuosiväli, jonka välille suunniteltuja ja toteutuneita kunnossapitotoimenpiteitä katsellaan. Huom! Oletuksena aikaväli on edellinen, kuluva ja kolme seuraavaa vuotta. Hakua voi tarkentaa ja rajata vielä esim. Kustannukset ja Vuoden tiedot -valinnoilla (oletuksena kaikki valittuna). Valintojen vaihtoehdot riippuvat organisaation kunnossapidon asetuksista.
Hae – painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä listaa kaikki hakuehtoihin osuvat toimenpiteet.
Kun toimenpidelista on näkyvillä, voidaan näkymää suodattaa vielä lisää. Suodatuksia voidaan tehdä muun muassa toimenpiteen tyypin, urakoitsijan, kvartaalin vastuuhenkilön tai toimenpiteen tilan perusteella.
Kohdetasolta tarkasteltuna on käytettävissä enemmän suodatusvalintoja, esimerkiksi tilakortit, järjestelmäkortit, yleiskuvaukset.
Ryhmittely -valinnalla voidaan listan toimenpiteitä ryhmitellä kohteiden (kohdetasolta tarkasteltuna perusyksiköiden) tai liittyvien hankkeiden mukaan, jolloin esim. kohde saadaan väliotsikoksi ja kaikki tietyn kohteen toimenpiteet muodostavat oman "ryhmänsä".
HUOM! Kunnossapidon oletusnäkymää voidaan, ja yleensä myös kannattaa suodattaa ja muokata taulukkonäkymän erillisillä sarakkeiden suodattimilla ja valinnoilla. Tämä mahdollistaa sen, että käyttäjä saa näkymään sellaiset tiedot, jotka ovat käytön kannalta oleellisia ja kunnossapito-ohjelmaa on helpompi tarkastella ja mahdollisesti myös muokata listanäkymässä. Esimerkiksi näkyviin voidaan jättää vain edellisvuoden osalta pelkät toteutuneet, tuleville vuosille vain esim. suunnitellut tai budjetoidut eurot jne. sekä karsia ylimääräiset sarakkeet. Sarakevalinnat löytyvät alla olevan kuvan mukaisesti Valitse sarakkeet -painikkeella.
Selain muistaa valinnat ja suodatukset, joten omia muokkauksia kunnossapidon näkymiin ei tarvitse joka kerta valita uudelleen.
Hakuehdot ja suodattimet saa myös piilotettua näkymästä, jolloin näytölle jää enemmän tilaa kunnossapito-ohjelman tarkasteluun ja hallintaan. Tämä onnistuu valitsemalla näkymässä Piilota hakuehdot ja suodattimet -painike.
Tämän jälkeen hakuehtojen ja suodatusten kentät ovat pois näkyvistä kunnes ne otetaan näkyviin Näytä hakuehdot ja suodattimet -painikkeella.
Huom! Kunnossapito-ohjelman näkymään saa halutessaan lisää tilaa piilottamalla itseltään väliaikaisesti vasemman laidan navigointivalikon. Tämä tapahtuu vasemmassa ylälaidassa olevasta hampurilaisikonista.
Kunnossapito-ohjelman saa tarvittaessa vietyä myös excel-tiedostoon Vie exceliin painikkeella, joko suodatusten mukaisesti kokonaisuudessaan tai valittujen toimenpiteiden osalta. Huom! Kunnossapito-ohjelmaa ei voi muokata excelin kautta.
Kunnossapito-ohjelman muokkaus listanäkymässä
Kunnossapitotoimenpiteitä ja kunnossapito-ohjelmaa voidaan muokata joko suoraan listanäkymässä tai yksittäisen toimenpiteet osalta.
Listanäkymässä kunnossapitotoimenpiteitä ja -ohjelmaa voidaan muokata Muokkaa -painikkeella, jolloin taulukkonäkymä muuttuu muokkaustilaan.
Muokkaustilassa voidaan suoraan taulukkoon muokata soluja, jotka on ilmaistu sinisellä pohjavärillä ja joissa on ennestään syötettyä tietoa. Mikäli sinisellä värillä merkityssä solussa on - merkki (eli ei tietoa), niin tällöin kyseiset tiedot tulee syöttää suoraan yksittäiselle kunnossapitotoimenpiteelle.
Kentän muokkaus tapahtuu klikkaamalla haluttua solua ja valitsemalla haluttu arvo joko valintalistasta, tai esim. kustannuskentissä syöttämällä haluttu summa.
Muutoksia voi tehdä samalla kertaa halutun määrän. Muutokset eivät tallennu automaattisesti! Tehdyt muokkaukset tulee muistaa tallentaa Tallenna -painikkeella.
Mikäli haluaa perua tekemänsä muutokset (ennen tallennusta), ne voi peruuttaa Peruuta -painikkeella.
Yksittäisen kunnossapitotoimenpiteen muokkaaminen
Kunnossapitotoimenpiteitä voidaan muokata laajemmin avaamalla yksittäinen kunnossapitotoimenpide lukunäkymään ja muokkaamalla sitä. Toimenpiteen saa avattua klikkaamalla toimenpiteen nimeä (linkki) listanäkymässä.
Toimenpide avautuu näkyviin lukutilassa ja tietoja voi muokata Muokkaa -painikkeella. Muokkaustilassa voi muuttaa ja täydentää käytettävissä olevia tietoja esim. vaihtaa toimenpiteen Statusta tilanteen mukaan, täydentää kustannuksia sitä mukaa kun tiedot tarkentuvat jne. Näkymässä voi lisätä ja poistaa toimenpiteelle vuosia yms. Myös koko toimenpiteen voi poistaa. Katso lisää yksittäisen toimenpiteen muokkauksesta tämän artikkelin osiosta uuden kunnossapitotoimenpiteen luonti.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.