Tarjouspyynnön vastaanottajan ohjeistus

Tässä ohjeessa: 

1. Rekisteröityminen tarjouspyyntöön
2. Tarjouspyynnön tiedot ja tarjousdokumentit
3. Kopiotilauksen tekeminen
4. Kysymysten jättäminen
5. Tarjouksen jättäminen
6. Yleisimpiä vikatilanteita

 

Rekisteröityminen tarjouspyyntöön

Jos tarjouspyyntö julkaistaan jossain julkisessa portaalissa tai käytössä on muuten avoin tarjouskysely itserekisteröitymis-toiminnolla, niin pääset rekisteröitymään tarjoajaksi joko klikkaamalla portaalissa olevaa tai sähköpostiisi tulevaa linkkiä. Rekisteröitymislomake aukeaa oletusselaimeesi.

 

Täytettyäsi tiedot ja painettuasi Rekisteröidy-painiketta järjestelmä antaa seuraavan ilmoituksen:

Kaikille tarjouspyyntöön rekisteröityneille / osallistuville henkilöille lähetetään yksilöity sähköposti, jossa tiedotetaan tarjouspyynnöstä. Sähköpostiviestissä on linkki tarjouspyyntöön. HUOM! linkki on aina henkilökohtainen!

 

 

Tarjouspyynnön tiedot ja tarjousdokumentit

Tarjouspyynnön vastaanottajan näkymän pitäisi aueta normaalisti linkkiä naksauttamalla. Järjestelmään ei saa olla samanaikaisesti kirjautuneena samalla selaimella. Eli mikäli omistat jo käyttäjätunnuksen BEM – järjestelmään, tulee järjestelmästä kirjautua ulos ennen linkin avaamista.

Linkkiä klikkaamalla saat ensin luettavaksesi kuvauksen siitä miten tarjouskysely on toteutettu, tarjousta pyytävän organisaation, sekä Buildercom Oy:n käyttöehdot. Nämä on hyväksyttävä päästäksesi eteenpäin.

Tarjouspyyntö-välilehdeltä löytyvät kilpailutuksen ja yhteyshenkilön tiedot sekä niiden alta tarjouspyyntödokumentit. Muut välilehdet (Kopiotilaus, Tarjous, Kysymykset ja vastaukset) näkyvät sivun ylälaidassa, riippuen siitä, mitä toimintoja kyseisessä tarjouspyynnössä on käytössä.

 

 

Tarjousdokumentit pääset lataamaan itsellesi samalta välilehdeltä.  Mikäli tarjouspyyntöön on jo julkaistu lisäkirjeitä, niin ne näkyvät dokumenttilistassa ylimpänä julkaisujärjestyksessä, vanhin ylimpänä.

 

 

Voit ladata joko kaikki dokumentit kerralla tai vain valitut dokumentit. Lisäkirjeiden dokumentit ladataan omasta painikkeestaan.

Jos lataat kaikki dokumentit, niin saat koko tarjouspyynnön rakenteen pakattuna ZIP – tiedostona. HUOM! lisäkirjeiden dokumentit pitää kuitenkin ladata omasta painikkeestaan.

Lisäkirjeiden saatteet löytyvät lisäkirjeen kommenteista.

 

Kopiotilauksen tekeminen

Mikäli tarjouspyyntöön on kytketty päälle kopiotilaustoiminto, niin Kopiotilaus-välilehdellä saa tilattua paperikopioita tarjousdokumentaatiosta. Kopiotilaukset maksaa tarjouspyynnön lähettäjä. Tilaukseen voidaan valita yksittäisiä dokumentteja tai valita kaikki dokumentit kerralla.

Dokumenttien valinnan jälkeen syötetään tilaajatiedot (pakolliset kentät on merkitty tähdellä). Kopiolaitos ja toimitustapa ovat ennalta tarjouspyynnön julkaisijan määrittämät ja piirustukset toimitetaan taitettuna ilman seläkettä.

Sarjamäärä-kenttään tulee syöttää, kuinka monta sarjaa valittuja dokumentteja halutaan tilata. Sarjoja saa tilattua maksimissaan tarjouspyynnön lähettäjän määrittämän määrän. Tilattavissa olevien sarjojen jäljellä oleva määrä näkyy dokumenttikohtaisesti Tilattavissa-sarakkeessa.

Tilattavien dokumenttien valinnan ja tilaajan tietojen asettamisen jälkeen kopiotilaus lähetetään Lähetä tilaus -painikkeesta.

 

Kysymysten jättäminen

Mikäli tarjouspyynnössä on käytössä Kysymykset ja vastaukset -ominaisuus, voi tarjoaja esittää sen kautta lisäkysymyksiä tarjouspyynnön julkaisseelle taholle.

Uusi kysymys -painikkeesta avautuu lomake, johon voit kirjoittaa kysymyksesi ja lähettää sen. Omia kysymyksiä on mahdollista muokata tai poistaa siihen saakka, kunnes näkymän ylälaidassa ilmoitettu määräaika kysymysten jättämiselle on umpeutunut. Kun tarjouspyynnön tekijä julkaisee lähetetyt kysymykset ja vastaukset niihin, lähtee siitä osallistujille sähköposti-ilmoitus ja kysymykset vastauksineen ovat tarkasteltavissa tarjouspyyntönäkymässä.

 

Tarjouksen jättäminen

Mikäli tarjouspyynnössä on käytössä sähköinen kilpailutus -ominaisuus, on Tarjous-välilehti näkyvissä. Järjestelmässä voidaan tehdä joko 1- tai 2-vaiheisia tarjouspyyntöjä, jos käytössä on 2-vaiheinen, niin kummallakin vaiheella on omat tarjouksen jätön painikkeet.

 

 

Näkymän ylälaidassa näkyy jäljellä oleva aika tarjouksen jättämiselle. Tarjoukseen lisätään tiedostoja Lisää dokumentteja -painikkeella. Painikkeen painaminen avaa uuden ikkunan, jossa tiedostot valitaan omalta tietokoneelta ja ladataan järjestelmään.

 

 

Seuraavassa vaiheessa tarjous vahvistetaan. Avautuvaan ikkunaan syötetään saateviesti sekä lähettäjän tarkemmat yhteystiedot. Vahvista-painike lähettää tarjouksen.

 

 

Kun tarjous on lähetetty, järjestelmä näyttää ajankohdan, jolloin tarjous on onnistuneesti jätetty.

 

Tarjouksen jättämisen jälkeen tarjoajan sähköpostiosoitteeseen lähetetään yhteenveto. Viestissä on myös linkki, jonka kautta jätettyä tarjousta voidaan muokata.

 

 

Viesti vahvistaa sen, että tarjous on jätetty onnistuneesti. Viestissä on lisäksi lueteltu tarjoukseen liitettyjen tiedostojen nimet.

Voit muokata tarjousta (poistaa ja lisätä dokumentteja) tai peruuttaa jättämäsi tarjouksen siihen saakka kun tarjouspyyntö on voimassa.

Lisätyt tiedostot näkyvät tarjouksessa. Väärät tiedostot voidaan poistaa valitsemalla poistettavat tiedostot, jonka jälkeen Poista valitut -painike aktivoituu.

HUOM! Tarjous on päivitettävä ja vahvistettava aina uudelleen, kun liitteisiin tehdään muutoksia. Jokaisesta muokkauksesta / tarjouksen päivittämisestä lähetetään uusi vahvistusviesti sähköpostilla.

 

 

Yleisimpiä vikatilanteita

Ladatun aineiston purkaminen ei onnistu.

Jos ladattu zip-paketti sisältää pitkiä kansiorakenteita ja/tai pitkiä tiedostonimiä, saattaa 260 merkin kokonaismäärä ylittyä, kun pakettia yritetään purkaa kohdekansioon. Windows-käyttöjärjestelmän sisäänrakennettu purkuohjelma saattaa tällöin epäonnistua paketin purkamisessa ja antaa esimerkkikuvien kaltaisen virheilmoituksen.

Mahdollisia ratkaisuja:

- Siirrä zip-tiedosto toiseen sijaintiin tietokoneen resurrsinhallinnassa, esim. aivan C-aseman juureen, jolloin kansiopolku lyhenee. Kokeile purkaa paketti sinne.

- Lyhennä zip-tiedoston nimeä.

- Kokeile purkaa paketti jollakin kolmannen osapuolen purkuohjelmalla (esim. 7-Zip tai WinRAR).