1 Projektit

Projektin perustamista varten organisaatiolla täytyy olla projektipankki-moduulin lisäksi vähintään yksi julkaistu projekti-tyypin kansiomalli. Projektien perustaminen ja hallinnointi tapahtuu Organisaation pääkäyttäjä -näkymän Projektit-osiossa (Projektien hallinta).

Uuden projektin perustaminen

Luo projektipankki -painikkeella aloitetaan uuden projektin luonti.

Yleiset tiedot: Projektille syötetään nimi, valitaan projektityyppi ja täytetään muut tarvittavat tiedot. Mikäli organisaatiolla on käytössä hankerekisteri, projektin saa liitettyä hankkeeseen Liitä hankkeeseen -painikkeen kautta. Sen jälkeen tallennetaan tiedot ja siirrytään seuraavalle välilehdelle.

Moduulit: Välilehdellä valitaan, mitkä toiminnot projektissa on käytössä. Valitse kaikki -painikkeella saadaan valittua kerralla päälle kaikki moduulit. Tallenna-painikkeesta vahvistetaan valinnat.

Kopiotilaus: Jos edellisellä välilehdellä on projektille kytketty päälle kopiotilaus-moduuli (Copy order (HTML)), voidaan Kopiotilaus-välilehdellä valita projektille oletuskopiolaitos sekä syöttää oletusmaksajatiedot. Maksajayritystä ei kuitenkaan voida vielä valita, ennen kuin projektiin on lisätty käyttäjiä (viimeisellä välilehdellä). Kopiotilausten asetukset voidaan täydentää myös projektin sisällä pääkäyttäjän toimesta sen jälkeen, kun projekti on aktivoitu.

Automaattisten kopiotilausten asetukset: Jos moduuli (Automatic Copy Order (HTML)) on projektilla päällä, tällä välilehdellä voidaan syöttää automaattisten kopiotilausten asetukset (kopiolaitos, oletusmaksajatiedot) sekä määrittää automaattisille kopiotilauksille ajastukset. Nämä tiedot voidaan täyttää myös projektin sisällä, kun se on aktivoitu.

Kansionhallinta: Projektille valitaan dokumentinhallinnan kansiomalli. Luettelosta löytyvät organisaation kaikki Julkaistu-tilassa olevat Projekti-tyypin kansiomallit. Kansiomallia ei voida vaihtaa enää sen jälkeen, kun projekti on aktivoitu.

Käyttäjät: Projektille voidaan lisätä käyttäjiä viimeisellä välilehdellä. Käyttäjiä saadaan lisättyä myöhemmin myös projektin sisällä (projektin pääkäyttäjän toimesta), kun se on aktivoitu.

Lisää käyttäjiä -painikkeesta aukeaa dialogi, jossa voidaan hakea sähköpostiosoitteella aktiivisia käyttäjiä koko BEM-ympäristöstä ja lisätä heitä projektiin. Etsi käyttäjiä -hakukenttä löytää ennestään asiakasorganisaatiossa olevia kumppanikäyttäjiä ja organisaation omia käyttäjiä esim. etu-tai sukunimellä, organisaation nimellä tai tekstin osalla.

Projektiin lisättävälle käyttäjälle valitaan vähintään yksi projektirooli ja tallennetaan. Joissakin tapauksissa valittavissa on myös erikoisurakkarooleja.

Roolilistalla näytetään oletuksena ne roolit, joille on määritelty oikeuksia ko. projektille valitun kansiomallin kansiorakenteeseen. Poistamalla valinta kohdasta Käytössä kansiorakenteessa, tulevat näkyville kaikki muutkin valittavissa olevat roolit.

Valitut käyttäjät saadaan poistettua projektista Poista-painikkeella. Joissakin tapauksissa käyttäjällä saattaa olla Projektin oletusrooli, jolloin poistaminen ei onnistu projektitasolla.

Piilota-painikkeella käyttäjä voidaan piilottaa projektin yhteystietolistalta ja Näytä-painikkeella tuoda näkyville. Oletuksena uusi lisätty käyttäjä näkyy projektin Viestintä-valikosta löytyvällä yhteystietolistalla.

Näytä ei-aktiiviset käyttäjät -valinta näyttää sellaiset käyttäjät, joilla oikeudet projektissa, mutta joiden BEM-tunnus ei ole aktiivinen.

Projektin aktivointi

Projektin luonti viimeistellään siirtymällä takaisin Yleiset tiedot -välilehdelle, jossa Status-kohtaan vaihdetaan tilaksi Aktiivinen ja tallennetaan, jolloin projekti aktivoituu ja se on sen jälkeen käytettävissä.

Projektien muokkaaminen

Projektit-osiossa on listattuna kaikki organisaation projektit, joiden tietoja, asetuksia ja ominaisuuksia on mahdollista muokata, kuin myös hallinnoida projektin käyttäjiä samaan tapaan kuin uuden projektin luontivaiheessa (ks. ohje ylempänä). Projekti avataan muokkaustilaan Muokkaa-painikkeesta.

Projektin sulkeminen, poistaminen ja palauttaminen

Projektin muokkausnäkymän Yleiset tiedot -välilehdellä voidaan muuttaa projektin tilaa Status-kohdassa. Missä tahansa tilassa Suljettu-statusta lukuun ottamatta, on projekti normaalisti käytettävissä. Suljettu-tilassa olevaan projektiin on pääsy estetty kaikilta käyttäjiltä.

Jotta projekti voidaan poistaa, sen status on ensin muutettava Suljettu-tilaan. Sen jälkeen projekti saadaan poistettua Poista-painikkeesta. Projektin poistamisen yhteydessä käyttäjiltä poistetaan projektin käyttöoikeudet.

Poistetut projektit saadaan näkyviin valitsemalla valintalistalta Poistetut projektit. Poistettu projekti voidaan palauttaa aktiiviseksi Palauta-painikkeella, jolloin se ilmestyy takaisin Projektit-listalle (Huom. Suljettu-tilassa). Projektin lopullinen poistaminen tapahtuu Buildercomin toimesta, jolloin kaikki sen sisältämä data poistetaan lopullisesti, eikä sen palauttaminen ole mahdollista.