Takuut - organisaatiotason asetukset

Takuut -moduulin roolioikeuksien asettaminen:

Takuut -moduulin oikeudet käyttöoikeusrooleille määritellään organisaation pääkäyttäjän toimesta roolien muokkauksen kautta:

Organisaatiorooleille voidaan antaa takuiden asetusten muokkausoikeudet (sisältyy General -featureen) sekä oikeus katsella Takuut -raporttia (Warranties report -feature).

Projekti- ja kohderooleille annetaan Takuut -moduuliin (projektirooleissa Project warranties ja kohderooleissa Warranties -feature) tarpeen mukaan luku- (projektiin/kohteeseen liittyvien takuiden katselu) tai kirjoitusoikeus (voi luoda uusia takuita projektille/kohteelle).

Takuut -moduulin luokittelut ja asetukset:

Takuut -moduulin organisaatiotason asetuksiin pääsee organisaatiotasolla valikosta Pääkäyttäjä – Takuut / Asetukset. Näkymässä asetetaan organisaatiolla käytössä olevat takuun luokittelut (Luokittelut -välilehti) ja hallinnoidaan organisaatiotasoisia takuun päättymisen muistutussähköposteja. Vähintään yksi luokittelu on pakollinen, jotta kohteella ja projektilla voidaan luoda uusia takuita.

Uusia luokitteluja pystyy lisäämään + painikkeesta. Takuun luokittelulle annetaan nimi (luokitteluja voivat olla esimerkiksi Materiaalitakuu, Urakkatakuu ja Laitetakuu) sekä voidaan määrittää sähköpostiosoite tai -osoitteet, joihin lähetetään muistutusviesti takuun päättymisen lähestymisestä (3 kuukautta ja 1 kuukausi ennen päättymistä sekä takuun päättymispäivänä). Jokaiselle takuun luokittelulle voi asettaa eri osoitteet. Osoitteiden asettaminen luokittelulle ei ole pakollista, sillä varsinaisille takuille määritetään vastuuhenkilö, joka saa ilmoitukset automaattisesti. Organisaatiotason asetuksella voidaan kuitenkin varmistaa, että esim. pääkäyttäjät tai muut vastuuhenkilöt saavat myös tiedon takuiden päättymisistä.

Luokitteluja ja niihin asetettuja osoitteita voi muokata jälkikäteen valitsemalla luokittelun listalta, jolloin muokkaustoiminnot avautuvat näkyviin.

Muut asetukset -välilehdellä voidaan tehdä seuraavat Takuisiin liittyvät valinnat:

Yleiskuvaukset valinta pakollinen: Saadaan valittua halutaanko yleiskuvaus pakolliseksi tiedoksi uuden takuun luonnissa (mikäli organisaatiolla ei ole yleiskuvaukset käytössä tai niitä ei ole kohteille asetettu, niin pakollisuus kannattaa jättää pois päältä).

Työmääräinten luonti käytössä: Voidaan asettaa takuiden toimenpiteistä muodostumaan työmääräimet automaattisesti halutulla palvelupyynnön luokittelulla (pakollinen valinta). Luokitteluita voi valita vain yhden. Voi olla myös tarpeen luoda uusi palvelupyynnön luokittelu takuutöitä varten. (Toiminnon hyödyntäminen edellyttää, että organisaatiolla on käytössä Palvelupyynnöt ja Työmääräimet).

Mikäli automaattinen työmääräimen luonti otetaan käyttöön, niin myös palvelupyynnölle tuleva Kustannuspaikka ja vastuutaho voidaan määrittää. Myös työmääräimelle tuleva ilmoittajan sähköpostiosoite määritetään asetuksiin (kenen nimissä työmääräimet lähtevät). Ilmoittajan osoite on myös pakollinen tieto.

Takuut -moduulin kytkentä päälle kohteelle:

Takuut -moduuli on kytkettävä päälle kohdekohtaisesti. Usein tämä vaihe tehdään jo moduulin käyttöönoton yhteydessä esimerkiksi Buildercomin asiakaspalvelun toimesta. Mikäli haluaa asettaa moduulit itse tai luo uusia kohteita, niin moduulin saa laitettua päälle menemällä organisaatiotasolla Pääkäyttäjä – Kohteiden hallinta / Kohteet -valikkoon ja sieltä normaalisti valitsemalla kohteen, jonka moduuleja haluaa muokata. Perusyksiköt -välilehdellä klikataan auki haluttu perusyksikkö, esimerkiksi rakennus ja moduulilistasta lisätään valinta kohtaan Takuut ja tallentamalla valinnat. Takuita voi kohteella kohdistaa vain niihin perusyksiköihin, joihin Takuut -moduuli on laitettu päälle.

Takuut -moduulin kytkentä projektille:

Takuut -moduuli pitää kytkeä päälle projekteille, joissa sitä halutaan hyödyntää. Päälle kytkeminen tapahtuu menemällä Organisaation pääkäyttäjä -näkymään ja projektien hallintaan. Projektilistalla valitaan haluttu projekti (tai ollaan luomassa kokonaan uutta projektia) ja Moduulit -välilehdeltä kytketään päälle Project warranties.

Projektirooleilla on myös oltava oikeudet toimintoon, jotta käyttäjät voivat nähdä Takuut -moduulin projektipankissa.

Takuutiedon näyttäminen hankkeella:

Mikäli organisaatiolla on käytössään hankerekisteri, niin Takuut saadaan näkymään myös hankekortilla. Välilehti saadaan hankekortille päälle Organisaation pääkäyttäjä -osiossa menemällä Mallien hallinta – Hankerekisteri. Valitaan haluttu hankekorttimalli ja Valitse kentät -painikkeen takaa avautuvasta listasta kytketään päälle Takuut -asetus.

Tämän lisäyksen jälkeen mahdolliset hankkeen kohteisiin liittyvät Takuutiedot näkyvät Hankekortin Takuut -välilehdellä.