Ennen projektin luomista on seuraavien asioiden oltava kunnossa organisaation tasolla:
- Organisaatiolla täytyy olla määriteltynä vähintään 1 roolikäyttäjille. Rooleja hallinnoidaan päävalikon kautta Pääkäyttäjä -> Roolit
- Mikäli projektissa käytetään kopiolaitosta, on organisaatiolla oltava valittuna vähintään yksi kopiolaitos. Kopiolaitos valitaan organisaation yleisistä asetuksista.
- Organisaatiolla tulee olla valmiiksi tehtynä ja julkaistuna vähintään yksi hakemistomalli. Malleja hallinnoidaan päävalikon kautta Pääkäyttäjä -> Mallit
Projektin luonti aloitetaan Pääkäyttäjä – valikon alta löytyvän Projektit – valikon kautta.
Projektit – valikon päänäkymä näyttää tältä:
Vasemmalta löytyvät suodatintyökalut, joilla voidaan muokata ikkunassa näkyviä projekteja. Projektin luokitus – valinnalla voidaan valita projektiluokituksia suodattimiksi.
Kun tarvittavat luokitustiedot ovat valittuna, voidaan Etsi – painikkeella suodattaa näkymä tahdotunlaiseksi. Valitut luokitukset voidaan poistaa punaisesta rastista.
Projektin luominen on moniosainen tapahtuma. Lyhyt listaus tarvittavista toimenpiteistä on seuraavanlainen:
-
Syötä projektin nimi sekä tyyppi
-
Valitse projektin käyttämät moduulit
-
Mikäli projektissa käytetään kopiolaitosta, valitse kopiolaitos sekä mahdolliset oletusmaksutiedot kopiotilauksille.
-
Valitse projektille käytettävä kansiomalli.
-
Lisää projektille käyttäjät.
-
Vaihda projektin status Aktiiviseksi Yleisettiedot–välilehdeltä.
Projektin varsinainen luominen alkaa Lisää – painikkeella. Avautuvassa Projektin tiedot – ikkunassa syötetään projektille kaikki tarpeelliset tiedot ja asetukset sen luomiseksi.
Pakollisia kenttiä ovat Projektin nimi sekä Projektityyppi. Projektityyppejä ovat esimerkiksi Building sekä Road. Projektityypillä ei ole varsinaisesti suurempaa merkitystä projektin käytön kannalta, se on vain lisätieto.
Kun projektin nimi sekä tyyppi on asetettu, Tallenna – painike avaa muun tarpeellisen käyttöön.
Seuraavaksi projektille valitaan Moduulit samannimiseltä välilehdeltä. Moduulit ovat projektissa käytettäviä osia. Muun muassa Dokumentinhallinta, osoitekirjat, tarjouspyyntö – toiminto sekä kopiotilaus ovat moduuleja.
Valittavissa ovat kaikki organisaatiolle aktiiviseksi asetetut moduulit. Buildercomin asiakaspalvelu on asettanut moduuli organisaatiosi käyttöön organisaatiota luodessa. Esimerkkiorganisaatiolle on asetettu kaikki moduulit aktiiviseksi. Tällä hetkellä moduulien nimet ovat englanniksi.
Moduuleilla valitaan projektissa käytettävät osat. Projekti voidaan luoda esimerkiksi vain tiedostopankiksi, pelkäksi päiväkirjaksi tai pelkästään tarjouskyselyä varten. Erilaisilla moduuliyhdistelmillä voidaan muokata projekti tahdotunlaiseksi.
Valittavat moduulit ovat ylhäältä alas lueteltuna seuraavat:
Address books – moduuli aktivoi projektiin osoitekirja – toiminnon
Contact list – moduuli aktivoi yhteystietoluettelon
Copy order – moduuli aktivoi kopiotilauksen. Alimoduuli aktivoi automaattisen kopiotilauksen (HUOM! Automaattinen kopiotilaus – toiminto ei ole vielä käytettävissä, vaikka moduulin valitsisikin).
Document management – moduuli aktivoi dokumentinhallinnan käytettäväksi. Tämä on projektipankin tärkein moduuli, ilman tämän valintaa ei projektiin voida tallentaa tiedostoja. Alimoduulit aktivoivat dokumentinhallintaan liittyviä työkaluja.
Document Distribution – moduuli aktivoi dokumenttijakelulistat, jonka avulla voidaan jakaa dokumentteja projektin ulkopuolisille käyttäjille.
Document register – moduuli aktivoi dokumenttirekisterin projektissa.
Empty document creation – moduuli mahdollistaa tyhjien dokumenttikorttien luomisen dokumentinhallinnassa.
Filename auto-recognition – moduuli mahdollistaa automaattisen versiopäivityksen kun samannimisiä tiedostoja viedään projektipankin dokumentinhallintaan.
Reports – moduuli aktivoi Raportit – työkalun. Raporttien avulla voidaan luoda erilaisia raporttinäkymiä dokumentinhallinnan sisältämistä tiedostoista.
Trash bin – aktivoi roskakorin projektissa.
Inspection documents – moduuli mahdollistaa tarkastusasiakirjojen luonnin ja käytön projektissa.
Notice board – moduuli mahdollistaa ilmoituksien luonnin projektin etusivulla.
RFQ – moduuli mahdollistaa sähköisen tarjouspyynnön luomisen projektissa. Alimoduulit Canceller, Follower sekä Opener mahdollistavat tarjouspyynnön roolit peruuttamiseen, seuraamiseen sekä avaamiseen.
Schedule – moduuli aktivoi Aikataulu – työkalun käyttöön projektissa.
Site Diary – moduuli aktivoi työmaapäiväkirjan käytettäväksi projektissa.
Special folders management – moduuli aktivoi erikoisurakkansioiden luonnin projektitasolle.
WorkSafety – moduuli aktivoi projektiin linkityksen WorkSafety – TR – mittariin.
Kun kaikki tahdotut moduulit ovat valittuna projektiin, muista tallentaa! Tallentamisen jälkeen kaikki projektin muut asetukset ovat valittavissa.
Seuraavaksi projektille valitaan käytettävät kopiolaitokset.
Kopiolaitokset – välilehdellä valitaan käytettävät kopiolaitokset valitsemalla valintalaatikoista käytettävät kopiolaitokset ja painamalla Valitse – painiketta. Mikäli tahdottua kopiolaitosta ei löydy listasta, täytyy kopiolaitos lisätä organisaatiotason yleisistä asetuksista käytettäväksi.
Kopiotilaus – välilehdellä valitaan projektille oletusmaksaja. Mikäli oletusmaksaja on käytössä, syötetään oletusmaksajan yhteystiedot tälle välilehdelle. Muista tallentaa!
Seuraavaksi valitaan projektille käytettävä kansiomalli aiemmin luoduista malleista. Malli valitaan Kansionhallinta – välilehdellä. Kun tahdottu kansiomalli on valittu, Tallenna!
Kun kaikki muut asetukset on tehty, voit lisätä projektiin käyttäjät Käyttäjät – välilehdeltä.
Lisää – painike avaa käyttäjien valintalaatikon. Valittavissa ovat kaikki organisaation omat käyttäjät sekä organisaatiotasolla kumppanikäyttäjiksi lisätyt henkilöt.
Kun tahdottu käyttäjä on valittu ja lisätty projektiin, täytyy käyttäjälle määritellä käyttöoikeudet. Käyttäjän tietojen oikeassa laidassa oleva kysymysmerkillä varustettu ikoni muistuttaa asettamaan käyttäjälle roolin projektiin lisäämisen jälkeen: ”Käyttäjällä ei ole roolia. Ole hyvä ja valitse rooli tälle käyttäjälle”.
Ohjelma muistuttaa varoitusikkunalla jos käyttäjille ei ole asetettu rooleja ja muutoksia yritetään tallentaa.
Käyttäjälistauksen oikealta puolelta löytyy lista rooleista, jotka ovat aktivoituna projektiin. Käyttäjän oikeudet hoidetaan yksinkertaisesti valitsemalla oikea rooli roolilistauksesta. Roolilistauksen Tarkastelu – painikkeet kertovat yksityiskohtaisemmin roolien oikeuksista.
Tarkastele – painikkeella tarkastellaan tarkemmin valitun roolin oikeuksia. Avautuvassa listassa on Kyllä – sekä Ei – merkinnät kaikkien mahdollisten oikeuksien suhteen. Luku – ja kirjoitusoikeudet ovat eriteltynä listassa oikeuksittain.
Tarkastele voimassaolevia oikeuksia – painike näyttää kaikki valitun käyttäjän voimassaolevat oikeudet. Näkyvät oikeudet ovat yhteenveto kaikista rooleista jotka valitulla käyttäjällä ovat aktiivisena.
Roolioikeuksien tarkemmassa listauksessa RFQ tarkoittaa Tarjouspyyntö – toimintoa.
Käyttäjien hallintaan liittyvät painikkeet löytyvät ylärivistä. Poista – painike poistaa käyttäjän projektista. Näytä sekä Piilota – painikkeet piilottavat tai näyttävät käyttäjän projektin yhteystietolistalla. Tarkastele – painike avaa käyttäjän tarkemmat tiedot tarkasteltavaksi.
Kun kaikki projektin tiedot on syötetty, projektin tietojen Yleiset tiedot – välilehdellä oleva Status – valinta tulee muuttaa valinnasta Valmisteilla valintaan Aktiivinen. Tämä valinta käynnistää projektin ja lukitsee kansiomallin Kansiomallia ei voi vaihtaa jälkikäteen.
Projektin statuksen muuttamisen jälkeen projekti on käynnissä ja käyttäjät voivat kirjautua projektiin sisään sekä käyttää kaikkia projektiin lisättyjä moduuleja. Projektin tietoja voidaan muokata projektilistauksessa Muokkaa – painikkeella.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.