6 Projektien luonti ja hallinnointi

Projektin perustamista varten organisaatiolla täytyy olla projektipankki-moduulin lisäksi vähintään yksi julkaistu projekti-tyypin kansiomalli. Projektin perustaminen tapahtuu Organisaation pääkäyttäjä -näkymän Projektit-osiossa (Projektien hallinta).

Uuden projektin perustaminen

Luo projektipankki -painikkeesta aloitetaan uuden projektin luonti.

Yleiset tiedot: Projektille syötetään nimi, valitaan projektityyppi ja täytetään muut tarvittavat tiedot. Mikäli organisaatiolla on käytössä hankerekisteri, projektin saa liitettyä hankkeeseen Liitä hankkeeseen -painikkeen kautta. Sen jälkeen tallennetaan tiedot ja siirrytään seuraavalle välilehdelle.

Moduulit: Välilehdellä valitaan, mitkä toiminnot projektissa on käytössä. Valitse kaikki -painikkeella saa valittua kerralla päälle kaikki moduulit. Tallenna-painikkeesta vahvistetaan valinnat.

Kopiotilaus: Jos edellisellä välilehdellä on projektille kytketty päälle kopiotilausmoduuli (Copy order (HTML)), voidaan Kopiotilaus-välilehdellä valita projektille oletuskopiolaitos ja syöttää oletusmaksajatiedot. Maksajayritystä ei kuitenkaan saa vielä valittua, ennen kuin projektiin on lisätty käyttäjiä (viimeinen välilehti). Kopiotilausten asetukset voidaan täydentää myös projektin sisällä, kun se on aktivoitu.

Automaattisten kopiotilausten asetukset: Jos moduuli (Automatic Copy Order (HTML)) on projektilla päällä, tällä välilehdellä voidaan syöttää automaattisten kopiotilausten asetukset (kopiolaitos, oletusmaksajatiedot) sekä määrittää automaattisille kopiotilauksille ajastukset. Nämä tiedot voidaan täyttää myös projektin sisällä, kun se on aktivoitu.

Kansionhallinta: Projektille valitaan dokumentinhallinnan kansiomalli. Luettelosta löytyvät kaikki organisaation projekti-tyypin kansiomallit, jotka ovat Julkaistu-tilassa. Kansiomallia ei saa vaihdettua enää sen jälkeen, kun projekti on aktivoitu.

Käyttäjät: Projektille voidaan lisätä käyttäjiä viimeisellä välilehdellä. Käyttäjiä saa lisättyä myös projektin sisällä (projektin pääkäyttäjän oikeuksilla), kun se on aktivoitu. Kullekin käyttäjälle valitaan vähintään yksi rooli ja tallennetaan.

Projektin aktivointi

Projektin luonti viimeistellään siirtymällä takaisin Yleiset tiedot -välilehdelle, jossa Status-kohtaan vaihdetaan tilaksi Aktiivinen ja tallennetaan, jolloin projekti aktivoituu ja se on sen jälkeen käytettävissä.

Projektien muokkaaminen

Projektit-osiossa on listattuna kaikki organisaation projektit, joiden tietoja, asetuksia ja ominaisuuksia on tässä näkymässä mahdollista muokata, kuten myös hallinnoida projektin käyttäjiä. Projekti avataan muokkaustilaan Muokkaa-painikkeesta.

Projektin sulkeminen, poistaminen ja palauttaminen

Projektin muokkausnäkymän Yleiset tiedot -välilehdellä voidaan muuttaa projektin tilaa Status-kohdassa. Missä tahansa tilassa Suljettu-statusta lukuun ottamatta, on projekti normaalisti käytettävissä. Suljettu-tilassa olevaan projektiin on pääsy estetty kaikilta käyttäjiltä.

Jotta projekti voidaan poistaa, sen status on ensin muutettava Suljettu-tilaan. Sen jälkeen projektin saa poistettua Poista-painikkeesta. Projektin poistamisen yhteydessä käyttäjiltä poistetaan projektin käyttöoikeudet.

Poistetut projektit saa näkyviin valitsemalla valintalistalta Poistetut projektit. Poistetun projektin saa palautettua aktiiviseksi Palauta-painikkeella, jolloin se ilmestyy takaisin Projektit-listalle (Huom. Suljettu-tilassa). Projektin lopullinen poistaminen tapahtuu Buildercomin toimesta, jolloin kaikki sen sisältämä data poistetaan lopullisesti, eikä sen palauttaminen ole mahdollista.