Kun projektin kansiorakenne on luotuna omalle työasemalle, voidaan massasiirtotyökalun siirto-ominaisuutta käyttää. Työkalu antaa siirtää dokumentteja järjestelmään vain niihin kansioihin, joihin voit lisätä dokumentteja normaalisti dokumentinhallinnan puolella.
Kuvassa on lisätty 3 dokumenttia kansioon Hankesuunnitelma, joka löytyy työasemalla kansion HANKKEEN YHTEISET TIEDOT alta.
Massasiirtotyökalun käyttö tässä tapauksessa alkaa siten, että Juuritaso – valinta on valittuna. Tämän jälkeen valitaan omalla työasemalla sijaitseva kansiorakenne, tässä tapauksessa Esimerkki – kansion sisältä löytyvä rakenne. Painamalla OK – painiketta järjestelmä antaa yhteenvedon tapahtuvasta siirrosta.
Tässä tapauksessa työkalu siirtää 3 dokumenttia kansioon Hankesuunnitelma. Dokumentti A1022.dwg löytyy jo kyseisestä kansiosta, joten työkalu luo jo olemassa olevaan dokumenttiin uuden version. OK – painikkeen painaminen aloittaa siirron.
Kun siirto on valmis, järjestelmä ilmoittaa siitä infoikkunalla.
Järjestelmään on nyt siirretty 3 dokumenttia, uusi versio A102 – dokumentista, sekä 2 uutta dokumenttia pdf-muotoisina.
Jos massasiirtotyökalussa ruksataan valinta Vain uudet dokumentit, työkalu ei lisää järjestelmässä jo olemassa olevia dokumentteja, vaan hyppää niiden yli, lisäten vain uudet, järjestelmästä puuttuvat dokumentit.
Työkalua käyttäen voidaan täydentää omalla työasemalla oleva hakemistorakenne tarvittavilla dokumenteilla ja siirtää ne kerralla joko uusina versioina tai uusina dokumentteina kyseisiin kansioihin.
Esimerkkikuvassa siirretään vain uudet dokumentit. Tässä tapauksessa uusia dokumentteja ovat vain vihreällä korostetut A1022.dwg – tiedostot, jotka siirretään omalle paikalleen projektipankin dokumentinhallintaan. Mikäli jotain dokumenttia ei tahdota siirtää, voidaan se poistaa yhteenvetoikkunassa painamalla kyseisen dokumentin kohdalla olevaa punaista ruksia.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.