Mallit ovat valmiiksi luotuja kansiorakenteita, jotka sisältävät kansioiden roolioikeudet sekä luokitukset. Kansiomallin voi luoda monella eri tavalla. Mikäli jokin kansiomalli on julkaistu ja käytössä jossain projektissa, kaikki malliin tehdyt muutokset siirtyvät välittömästi myös kaikkiin projekteihin joissa malli on käytössä. Tämä ominaisuus mahdollistaa monen projektipankin hakemistorakenteen muokkaamisen tehokkaasti.
Mallin luonti aloitetaan tavasta riippumatta Lisää – painikkeen kautta. Uusi – valinta luo täysin tyhjän mallipohjan. Valinta Yleisestä kirjastosta antaa valita pohjan mallille Buildercomin valmiiksi luomista mallipohjista.
Esimerkissä jatketaan täysin uuden hakemistomallin rakentamista.
Kun mallille on annettu nimi, kannattaa se tallentaa heti. Kun tyhjä mallipohja on tallennettu, voit alkaa rakentamaan mallia. Mallin rakentaminen aloitetaan luomalla malliin vaiheet. Vaiheet ovat tavallaan päätaso, joiden alle luodaan hakemistoja. Vaiheissa itsessään ei voi olla tiedostoja, tiedostot liitetään hakemistoihin jotka luodaan vaiheiden alle.
Vaiheet luodaan työkalurivin ensimmäisillä kolmella painikkeella. Lisää vaihe – painikkeella lisätään vaihe, Nimeä vaihe uudelleen – painike muokkaa valitun vaiheen nimeä ja Poista vaihe – painike poistaa vaiheen alikansioineen kokonaan.
Mallia rakentaessa voidaan kopioida luotuja hakemistorakenteita hiiren oikealla painikkeella.
Kopioi hierarkia – painike kopioi valitun hakemiston alikansioineen. Liitä hierarkia – painike liittää kopioidun hakemistorakenteen tahdottuun paikkaan. Liitä hierarkia luokituksineen ja oikeuksineen liittää kopioidun hierarkian kaikkine oikeuksineen sekä dokumenttiluokituksineen.
Kopioi koko hierarkia – painike kopioi koko mallin rakenteen. Liitä hierarkia juureen – painike liittää joko kopioidun hakemistorakenteen (hierarkia) tai koko rakenteen (koko hierarkia) suoraan mallin juureen. Tällä tavoin voidaan siis liittää kopioituja rakenteita suoraan vaiheiksi ja vaiheiden alikansioiksi. Hierarkia voidaan liittää myös kaikkine roolioikeuksineen sekä dokumenttiluokituksineen käyttämällä Liitä hierarkia juureen luokituksineen ja oikeuksineen – valintaa.
Kun hakemistomallin vaiheet ovat luotu, voit siirtyä luomaan varsinaisia kansioita. Kansioiden luontipainikkeet toimivat samalla toimintaperiaatteella kuin vaiheiden luonti. Painikkeet ovat Lisää kansio, Nimeä kansio uudelleen ja Poista kansio.
Mallin rakenteen valmistuttua, on aika asettaa kansiorakenteelle käyttöoikeudet sekä mahdolliset luokitustiedot.
Valitun kansion luokituksien valinta tapahtuu Luokitukset – välilehdellä. Pääkansiolle annetut luokitukset periytyvät sen alikansioille. Luokituksia ei ole pakko määrittää, ne ovat vain lisätietoa antavia asetuksia. Niitä voidaan käyttää hyödyksi tiedostoja haettaessa.
Kansion käyttöoikeudet määritellään oikeudet – välilehdellä. Käyttöoikeudet asetetaan rooli kerrallaan.
Luku – oikeudella käyttäjä näkee kansion tiedostot. Käyttäjä voi siis avata tiedoston tai tallentaa tiedoston omalle työkoneelleen. Ilman lukuoikeutta käyttäjä ei näe kansion sisältöä.
Kirjoitus – oikeudella käyttäjä voi lisätä kansioon uusia tiedostoja, sekä päivittää jo olemassa olevien tiedostojen versioita. Dokumenttien muokkaaminen onnistuu kirjoitusoikeudella.
Pääkäyttäjä - oikeudella käyttäjä saa kaikki yllämainitut oikeudet ja lisäksi oikeuden luoda alikansioita kyseiselle kansiolle.
Ilmoitus – asetus asettaa kaikille kyseisen roolin omaaville käyttäjille automaattisen ilmoituksen uusista dokumenteista kyseisessä kansiossa. Sähköposti-ilmoitus lähtee oletusarvoisesti kerran päivässä. Käyttäjät voivat itse poistaa ilmoitukset kansioista, jotka eivät ole työn kannalta heille tärkeitä. Ilmoitukset voidaan poistaa joko kansiosta itsestään tai käyttäjän oman profiilin asetusten kautta.
Roolioikeuksien asettamisen nopeuttamiseksi, on mahdollista valita kaikille rooleille tietty oikeus yhdellä valinnalla otsikkoriviltä. Mikäli kaikissa alikansioissa on samanlaiset oikeudet, voidaan oikeuksia periyttää alikansioihin valitsemalla rooli ja painamalla Periytä oikeudet – painikkeella.
Oikeuksien ja luokituksien asettamisen jälkeen malli voidaan julkaista. Julkaistu malli on valmis käytettäväksi projektien hakemistorakenteen pohjana.
ulkaistu malli on julkaistu käytettäväksi, eikä sitä voida enää asettaa takaisin luonnos – tilaan. Julkaistu malli voidaan poistaa Poista – työkalulla, mikäli malli ei ole käytössä jossain projektissa. Käytössä oleva malli voidaan sulkea. Suljettua hakemistomallia ei enää voida valita uusiin projekteihin. Valinta ei vaikuta jo perustettuihin projekteihin.
Palauta – painike palauttaa tilanteen viimeiseen tallennukseen asti. Painiketta tulee käyttää varoen, se voi poistaa tehdyn työn yhdellä vahinkoklikkauksella. Muista aina tallentaa muutokset!
Projektit – painike näyttää listauksen projekteista, joissa valittu malli on käytössä.
Mallien hallinnassa on myös tehokkaampia työkaluja työkalurivillä. Kopioi – työkalu kopioi koko mallin luokituksineen sekä roolioikeuksineen.
Vie – ja Tuo – työkalut ovat hyvin tehokkaita työkaluja hakemistomallin rakentamiseen jonkin jo valmiin kansiomallin pohjalta. Sekä Vie – että Tuo – toiminnoilla on valittavissa joko Oikeudet tai Luokitukset.
Oikeuksia viedessä, vie – painike vie valitun mallin Excel – tiedostona ulos järjestelmästä. Siirtyvät tiedot ovat hakemistorakenne sekä roolioikeudet.
Oikeusmatriisia voidaan muokata nopeasti excelissä ja se voidaan tuoda takaisin järjestelmään. Matriisissa näkyvät kirjaimet R,W,A vastaavat oikeuksia Luku (R), Kirjoitus (W) sekä Pääkäyttäjä (A). Näiden oikeuksien lisäksi voidaan kytkeä sähköposti-ilmoituksia (N) liittämällä sähköposti-ilmoituksen kirjain roolioikeuden perään. Esim: AN, RN.
Pystyssä olevat nimikkeet ovat mallin rooleja. Sarakkeissa A1, B1 sekä C1 ovat nimikkeet PHASE, Folder 1, Folder 2. Ne vastaavat mallissa vaihetta, pääkansiota ja pääkansion alikansiota. Samalla logiikalla Folder 3 – tasolle merkitty hakemisto olisi esimerkin mukaan kohdassa Suunnittelun ohjaus -> PDF-suunnitelmat -> Hakemisto. HUOM! Muotoilut Excel – tiedostossa saattavat aiheuttaa ongelmia mallia viedessä!
Matriisiin voidaan luoda uusia kansioita, rooleja ja roolioikeuksia. Kaikki matriisiin lisätyt muutokset muuttuvat myös järjestelmän puolella kun matriisi lisätään takaisin järjestelmään Tuo – painikkeella. Mikäli matriisiin lisätään kansiorakenteita, ne luodaan automaattisesti kun tiedosto tuodaan järjestelmään. Jos matriisiin luodaan uusia rooleja, uusista rooleista tulee virheilmoitus, joka kertoo puuttuvien roolien nimet. Järjestelmä ei voi viedä matriisia järjestelmään jos se on yhä auki Excelissä! Muista sulkea ja tallentaa työsi Excelissä mikäli tahdot tuoda matriisin järjestelmään.
Mikäli organisaation rooleista puuttuu tuontivaiheessa matriisiin luotu rooli, puuttuvan roolin luominen organisaation rooleihin saman nimisenä poistaa virhetilanteen ja sallii tiedoston tuonnin järjestelmään.
Matriisin tuonnin jälkeen järjestelmä ilmoittaa tuonnin onnistuneen. Muista Tallentaa!
Luokitusten vienti tuottaa Excel – tiedoston, jossa on merkittynä hakemistomallin kaikki dokumenttiluokitukset.
Pystyssä olevat nimikkeet ovat luokituksia.Pystysarakkeissa olevat kommentit näyttävät dokumenttiluokituksen rakenteen.
Esimerkkikuvassa Hankinta-asiakirja – luokitus löytyy Dokumenttityyppi – luokasta. Matriisia voidaan muokata samoin kuin käyttöoikeusmatriisia. Excel – tiedosto voidaan lisätä takaisin järjestelmään, jolloin tiedostoon tehdyt muutokset muuttuvat järjestelmään automaattisesti. Luokitusten vienti ja tuonti on tarpeellista lähinnä uusia malleja luodessa.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.