5 Mallien luonti ja hallinta

Organisaation pääkäyttäjä -näkymän Kansiomallit-osiossa (Mallien hallinta) voidaan hallita organisaation kohteiden ja projektien kansiomalleja ja luoda uusia malleja.

Kansiomallissa määritellään kohteen perusyksikön tai projektin hakemistorakenne sekä roolien oikeudet kansioihin. Kansiomalliin tehdyt muutokset periytyvät kaikkiin kohteisiin ja projekteihin, joissa kyseinen malli on käytössä. Kansiomalleja voidaan luoda tarpeen mukaan useita erilaisia vastaamaan erilaisten projektien/hankkeiden tarpeita ja kohteiden osalta eri perusyksiköille (hallinnollinen kiinteistö, tontti, rakennus, muu yksikkö) voidaan luoda omanlaiset kansiomallinsa. Alla on esimerkkikuva kohteen dokumentinhallinnasta, jossa tontille ja rakennukselle on luotu omat hakemistomallinsa.

Organisaation kansiomallit ovat listattuna tyypeittäin (Projekti, Kohde). Listaa voidaan suodattaa sarakeotsikoiden alla olevien hakukenttien avulla. Kansiomallien luettelon saa vietyä Excel-taulukkoon Vie Exceliin -painikkeella. Excel-taulukko muodostuu sen hetkisten suodatusten mukaan.

Kansiomallin luonti

Uusi kansiomalli luodaan Lisää kansiomalli -painikkeesta. Kansiomallille annetaan nimi, valitaan tyyppi (projekti tai kohde) ja tallennetaan. Kuvan esimerkissä luodaan projektille kansiomalli.

Mallin rakentaminen aloitetaan Kansiorakenne-välilehdeltä. Kansiorakenne sisältää vaiheita ja kansioita. Vaiheet ovat kansiorakenteen päätasoja ja niiden alle luodaan varsinaiset kansiot. Vaiheisiin itsessään ei saa tallennettua dokumentteja. Uusi vaihe lisätään Lisää vaihe -painikkeesta. Kunkin vaiheen alla täytyy olla vähintään yksi kansio.

Uuden kansion lisääminen tapahtuu Lisää kansio -painikkeella vaiheen ollessa valittuna. Kansion alle saa lisättyä alikansion Lisää alikansio -painikkeella kansion ollessa valittuna. Kansioiden ja vaiheiden järjestystä saa muutettua raahaamalla kansioita tai vaiheita ylös- tai alaspäin hakemistopuussa.

Kansiomallin kansion saa asetettua kuvakansioksi, jolloin kyseiseen kansioon tallennetut kuvatiedostot tulevat näkyviin projektin/kohteen etusivun Kuvagalleria-widgetiin. Tallenna-painikkeesta vahvistetaan muutokset.

Kansiorakenteen saa vietyä Vie-painikkeella Excel-taulukkoon, muokattua siinä ja tuotua takaisin Tuo-painikkeella. Kun Excel-taulukkoon täydennetään uusia kansioita tai vaiheita, tulee ID-sarake jättää tyhjäksi uusien rivien kohdalla. Jo olemassa olevien vaiheiden ja kansioiden kohdalle jätetään ID-numero, jonka perusteella järjestelmä tunnistaa ne eikä luo niitä toiseen kertaan, kun taulukko tuodaan takaisin BEMiin.

Kansiomallin oikeudet

Oikeudet-välilehdellä määritellään, minkä tasoiset oikeudet milläkin roolilla on kansiorakenteeseen. Vaiheisiin ei lisätä oikeuksia (lukuun ottamatta mahdollisia projektin oletusrooleja).

Kansio, jonka oikeuksia halutaan muokata, klikataan aktiiviseksi, jolloin oikealle puolelle aukeaa lista kohde- tai projektirooleista, riippuen siitä, kumman tyypin kansiomallista on kyse. Roolille klikataan Luku-, Kirjoitus- tai Pääkäyttäjäoikeus riippuen siitä, kuinka laajat oikeudet roolille halutaan antaa kyseiseen kansioon. Tyhjä ruutu = ei oikeuksia.

Valinta Ilmoitus-sarakkeessa tarkoittaa, että kun projektin kansioon lisätään uusi dokumentti, lähtee ko. roolissa olevien käyttäjien sähköpostiosoitteisiin automaatti-ilmoitus. Roolin perusteella tulevat ilmoitukset käyttäjä saa estettyä omissa asetuksissaan ja toisaalta jokainen käyttäjä saa myös itse tilattua ilmoituksia omien projektiensa kansioista. Huom. Kohteiden kansioista ei lähde automaatti-ilmoituksia, vaikka myös Kohde-tyypin kansiomallissa on Ilmoitus-sarake.

Roolin oikeudet saa periytettyä alikansioihin klikkaamalla roolin edessä oleva valintaruutu aktiiviseksi, jolloin Periytä oikeudet -painikkeesta saa periytettyä valittujen roolien oikeudet alaspäin. Tallenna-painikkeesta vahvistetaan muutokset.

Kansiomallin oikeuksia voidaan muokata myös Excel-taulukon avulla. Vie-painikkeella kansiorakenne rooleineen viedään Excel-taulukkoon ja muokkausten jälkeen oikeudet päivitetään Tuo-painikkeella.

Roolille lisätään sopiva oikeus kansioon alla olevan esimerkkikuvan mukaisesti roolisarakkeen ja kansiorivin yhdistävään soluun.

R = lukuoikeus (oikeus katsella ja ladata dokumentteja)

W = luku- ja kirjoitusoikeus (lukuoikeuden lisäksi oikeus lisätä, poistaa ja siirtää dokumentteja sekä muokata dokumentin metatietoja)

A = luku-, kirjoitus- ja muokkausoikeus (edellisten lisäksi oikeus luoda alikansioita sekä uudelleennimetä, poistaa tai siirtää paikallinen kansio)

Tyhjä solu = ei oikeuksia kansioon

Oikeuden yhteyteen voidaan määritellä automaatti-ilmoitus lisäämällä kirjaimen perään N-kirjain (RN/WN/AN). Tämä koskee ainoastaan Projekti-tyypin kansiomallia.

Kun taulukko tuodaan takaisin BEMiin, järjestelmä tunnistaa kansion ID-numeron perusteella ja päivittää rooleille oikeudet.

Kansiomallin julkaiseminen

Valmis kansiomalli julkaistaan Tiedot-välilehdellä vaihtamalla Status-kohtaan Luonnos -> Julkaistu ja tallentamalla painikkeesta. Kun kansiomalli on julkaistu, se voidaan valita uuden perustettavan projektin tai kohteen perusyksikön kansiomalliksi (ei kuitenkaan jälkikäteen sellaiselle projektille tai kohteelle/perusyksikölle, jossa on ennestään aktivoitu käyttöön jokin toinen kansiomalli).

Kansiomallia saa yhtälailla myös julkaisun jälkeen muokattua ja siihen tehdyt muutokset periytyvät kaikkiin projekteihin tai kohteisiin, joissa ko. malli on käytössä (niin vanhoihin kuin tuleviin).

Kansiomallin kopiointi, sulkeminen ja poistaminen

Valittuna olevan kansiomallin saa kopioitua Kopioi-painikkeella, minkä jälkeen kopiota on mahdollista muokata ja julkaista se uutena. Poista-painikkeella kansiomallin saa poistettua sillä edellytyksellä, ettei sitä ole käytetty kohteessa tai projektissa.

Julkaistun kansiomallin statuksen voi muuttaa Tiedot-välilehdellä Suljettu-tilaan, jolloin mallia ei saa enää valittua uusiin projekteihin tai kohteisiin, mutta muutos ei kuitenkaan vaikuta olemassa olevien kohteiden tai projektien, joissa kyseinen malli on käytössä, toimintaan.