4 Roolit

Organisaation pääkäyttäjä -näkymän Roolit-osiossa (Roolien hallinta) voidaan luoda, muokata ja poistaa organisaation rooleja.

Rooleja on viittä eri tasoa:

• Organisaatio
• Projekti
• Projekti (erikois)
• Projektin oletusrooli
• Kohde

Organisaatio-tason roolilla käyttäjälle voidaan antaa oikeuksia organisaatiotason toimintoihin ja valikoihin, kuten esim. erilaisiin huoltokirjatoimintoihin, organisaatiotason raportteihin tai Organisaation pääkäyttäjä -näkymään ja siellä oleviin osioihin.

Projekti-tason rooleja käytetään BEM-projekteissa.

Projekti (erikois) -tason rooleja käytetään projektin Erikoisurakkatoiminnossa.

Kohde-tason rooleja käytetään BEM-huoltokirjassa/kohdepalvelussa.

Projektin oletusrooleja hyödynnetään mm. Dynaamisten käyttöoikeuksien yhteydessä.

Roolit ovat listattuna tasoittain. Listaa voidaan suodattaa Suodata rooleja -painikkeen kautta tai sarakeotsikoiden alla olevien hakukenttien avulla. Roolilistan saa vietyä Excel-taulukkoon Vie Exceliin -painikkeella. Excel-taulukko muodostuu sen hetkisten suodatusten mukaan.

Roolin luonti

Uusi rooli lisätään Lisää rooli -painikkeella. Roolille annetaan nimi ja valitaan taso, tässä esimerkkitapauksessa Projekti. Lisätään tarvittaessa roolille kuvausteksti ja tallennetaan.

Oikeudet-välilehdellä määritellään, minkä tasoiset oikeudet roolilla on projektin tai kohteen moduuleihin (ylävalikon toimintoihin), tai onko niihin ylipäätään oikeuksia. Organisaatio-tason rooleille puolestaan määritellään, mihin toimintoihin käyttäjä roolin myötä pääsee organisaatiotasolla.

Roolille lisätään tarvittavat oikeudet ja tallennetaan, jolloin rooli on käytettävissä. Roolin kansiokohtaiset oikeudet Dokumentinhallinta-osiossa määritellään projekti- ja kohderooleille organisaation kansiomallissa (ks. Mallien luonti ja hallinta). Projekti-tason roolille voidaan muokata oikeuksia myös projektikohtaisesti Kansionhallinta-näkymässä, joka löytyy projektin ylävalikon Pääkäyttäjä-valikosta.

Jotta roolille voidaan antaa kansiokohtaisia oikeuksia projektin tai kohteen dokumentinhallintaan, täytyy sillä olla oikeudet Document management -moduuliin.

Näytä-painike moduulioikeuden yhteydessä suodattaa roolilistalla näkyviin vain ne roolit, joilla on oikeus kyseiseen moduuliin. Listan saa palautettua alkunäkymään painamalla Tyhjennä suodatukset -painiketta roolilistan yläpuolelta.

Roolin muokkaaminen ja poistaminen

Roolin nimeä ja sen moduulioikeuksia voidaan myöhemmin muokata. Muutokset vaikuttavat kaikkiin projekteihin/kohteisiin, joissa rooli on käytössä. Roolin poistaminen onnistuu vain siinä tapauksessa, että se ei ole käytössä yhdelläkään käyttäjällä organisaation projekteissa tai kohteissa.