2 Organisaation käyttäjien hallinta ja luonti

Organisaation käyttäjälistalla näkyy oletuksena sekä organisaation omat käyttäjät, että ulkopuoliset kumppanikäyttäjät. Käyttäjälista voidaan järjestellä eri tavoin aakkosjärjestykseen klikkaamalla sarakeotsikkoa. Listaa voidaan myös suodattaa sarakeotsikoiden alla olevien hakukenttien avulla tai vaihtamalla oikean reunan valikosta ”Kaikki käyttäjät” -valinnan tilalle jokin toinen arvo (vain omat käyttäjät, pelkät kumppanikäyttäjät tai ei-aktiiviset käyttäjät).

Käyttäjälistan saa vietyä Excel-taulukkoon Vie-painikkeella. Exceliin viedyssä käyttäjälistauksessa otetaan huomioon sen hetkiset suodatukset ja lajittelut.

Käyttäjän muokkaaminen

Käyttäjää pääsee muokkaamaan painamalla Muokkaa-painiketta käyttäjän kohdalla. Organisaation pääkäyttäjä pystyy muokkaamaan organisaation oman käyttäjän tietoja ja lähettämään tämän sähköpostiin salasananvaihtolinkin (Resetoi salasana -painike).

Organisaation omille käyttäjille sekä kumppanikäyttäjille saa lisättyä organisaatio-, projekti- ja kohdetason oikeuksia käyttäjän muokkausnäkymässä. Myös oikeuksien poistaminen onnistuu samassa näkymässä.

Organisaatioroolit-välilehdellä käyttäjälle saa lisättyä organisaatiotason rooleja tai poistettua niitä käyttäjältä. Projektiroolit-välilehdellä käyttäjälle saa lisättyä projektioikeuksia painamalla Liitä projekteihin -painiketta. Listalta valitaan yksi tai useampi projekti, valitaan oikealta rooli (tai useampi) ja tallennetaan. Kohdeoikeuksien lisääminen onnistuu samalla periaatteella Kohderoolit-välilehdellä. Projekti- tai kohdeoikeuden poistaminen tapahtuu valitsemalla yksi tai useampi projekti/kohde ja painamalla Poista-painiketta.

Käyttäjän poistaminen ja palauttaminen

Käyttäjän poistaminen tapahtuu painamalla Poista-painiketta käyttäjän kohdalla. Poistaminen tarkoittaa hiukan eri asiaa riippuen siitä, onko kyseessä organisaation oma käyttäjä vai ulkopuolinen kumppanikäyttäjä.

Kun organisaation oma käyttäjä poistetaan, tunnus muuttuu ei-aktiiviseksi, eikä sillä pysty enää kirjautumaan palveluun. Poistetun käyttäjän saa aktivoitua uudelleen valitsemalla käyttäjälistan valikosta Ei-aktiiviset omat käyttäjät ja painamalla käyttäjän kohdalla Muokkaa-painiketta. Muokkausnäkymässä ruksataan Aktiivinen-valintaruutu ja tallennetaan. Tunnuksen aktivointihetkellä käyttäjän sähköpostiosoitteeseen lähtee automaattisesti uusi tunnusviesti sisältäen linkin salasanan asettamiseksi.

Huom. Kun ei-aktiivinen tunnus palautetaan, myös poistohetkellä voimassa olleet oikeudet palautuvat käyttäjälle. Ei-aktiiviselta käyttäjältä saa tarvittaessa poistettua kerralla kaikki oikeudet Poista roolit -painikkeella, joka näkyy ainoastaan silloin, jos poistetulle käyttäjälle on jäänyt organisaatio-, projekti- tai kohdetason rooleja.

Kumppanikäyttäjän poistaminen poistaa henkilöltä kaikki oikeudet organisaatioon. Tunnus jää kuitenkin edelleen käyttöön (käyttäjällä saattaa olla oikeuksia muissa asiakasorganisaatioissa). Poistetun kumppanikäyttäjän saa tarvittaessa myöhemmin haettua sähköpostiosoitteella ja liitettyä takaisin kumppanikäyttäjäksi organisaatioon (käyttäjän voi hakea järjestelmästä myös kohde- tai projektitasolla sähköpostiosoitteella).

Käyttäjien lisääminen

Lisää kumppanikäyttäjä -painikkeella voi hakea organisaation ulkopuolisia käyttäjiä sähköpostiosoitteen perusteella. Jos haku tuottaa tuloksen, käyttäjän saa lisättyä organisaatioon kumppanikäyttäjäksi valitsemalla tämän hakutuloksista ja painamalla Lisää-painiketta.

Jos haku ei tuota tulosta, seuraa tämän näköinen ilmoitus:

Valitsemalla ”Kyllä”, aukeaa käyttäjän luontilomake, johon pääsee myös painamalla Luo uusi käyttäjä -painiketta (Käyttäjien hallinta -näkymässä).

Uusi käyttäjä luodaan oletuksena asiakasorganisaatioon, mutta ulkopuolisen kumppanikäyttäjän tietoihin saa vaihdettua tämän oman organisaation. Henkilölle syötetään etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite (sekä puhelinnumero). Tunnuksen kielen voi tarvittaessa vaihtaa (oletuksena suomi). Käyttäjälle voidaan valita myös oletustehtävä, joka tulee automaattisesti käyttäjän tehtävänimikkeeksi, kun käyttäjä lisätään projektiin.

Vaihda organisaatiota -kohdassa on Haku-painike, josta aukeaa seuraavan näköinen dialogi:

Valitse organisaatio -valikosta löytyvät sellaiset organisaatiot, joista yksi tai useampi käyttäjä on ennestään asiakasorganisaatiossa kumppanikäyttäjänä. Jos luettelosta ei löydy haluttua organisaatiota, voi sen y-tunnuksen kirjoittaa tai liittää leikepöydältä valikon alla olevaan Y-tunnus -kenttään. Jos organisaatio löytyy BEMistä y-tunnuksella hakemalla, voi sen valita ja liittää käyttäjälle. Jos organisaatiota ei löydy, sen saa luotua BEMiin Luo organisaatio -painikkeella ja sen jälkeen liittää käyttäjälle.

BEMin rajapinta hakee organisaatioita yleisestä yritysrekisteristä (PRH). Uuden kumppaniorganisaation luonti BEMiin onnistuu yleensä silloin, kun kyseessä on osakeyhtiömuotoinen yritys. Esim. yhdistyksiä, toiminimiä tai ulkomaalaisia organisaatioita ei haulla kuitenkaan löydy. Tällöin tulee ottaa yhteyttä Buildercomin asiakaspalveluun, joka saa lisättyä uuden organisaation BEMiin.

Käyttäjän luontinäkymän alalaidassa on lisäksi sähköpostiasetuksia, joita käyttäjä itsekin pystyy muuttamaan omissa asetuksissaan.

Kun käyttäjälle on syötetty pakolliset tiedot ja valittu tälle organisaatio (sekä toimipaikka ja mahdollinen oletustehtävä), tunnus aktivoidaan painamalla Tallenna-painiketta. Samassa yhteydessä käyttäjän sähköpostiosoitteeseen lähtee kirjautumisohjeet sisältävä viesti.