Tässä ohjeessa on organisaatiotason ohjeistusta organisaation pääkäyttäjille.
Valikon Etusivu – painike vie organisaation päätasolle, josta organisaation asioita hallitaan.
Pääkäyttäjä – painike avaa organisaatiotason työkalut näkyviin.
Yleiset asetukset – valinnalla voidaan muokata luokituksia, kopiolaitoksia, tarkastustyyppejä ja muita organisaation projektien ominaisuuksia.
Projektiluokitukset - osiossa lisätään luokituksia, joita voidaan käyttää projekteja luodessa sekä hallinnoidessa. Lisää luokka – painike lisää pääluokan ja Lisää luokitus – painike lisää pääluokalle luokituksen.
Dokumenttiluokitukset toimivat samalla periaatteella kuin Projektiluokitukset.
Dokumenttiluokituksia käytetään projektien dokumenttien luokituksissa. Luokitustiedot luovat dokumenttikortille metatiedon, jonka perusteella samankaltaisia tai tietyntyyppisiä dokumentteja voidaan hakea.
Dokumenttiluokituksia voidaan viedä sekä tuoda Excel – tiedostoon, jolloin ison rakenteen muokkaaminen ja tuominen on helpompaa.
Vie – painike tallentaa dokumenttiluokitukset Excel – tiedostoksi. Tiedoston nimeksi tulee ”Document classifications – Organisaatiosi nimi”
Excel – tiedoston sisältö on hyvin yksinkertainen. Sarakkeen A nimike on dokumenttiluokituksen pääluokka ja sarakkeen B nimi on itse luokitus. Tiedostoa voidaan muokata tahdotunlaiseksi, tallentaa ja taas tuoda takaisin järjestelmään.
Tuo – painike tuo dokumenttiluokitukset Excel – tiedostosta järjestelmään.
Kopiolaitokset – välilehdellä hallinnoidaan organisaation käyttämiä kopiolaitoksia. Valittavissa olevat kopiolaitokset ovat Buildercomin asiakaspalvelun luomia kopiolaitoksia.
Mikäli listasta ei löydy tahdottua kopiolaitosta, Lähetä uusi pyyntö – painikkeella voit pyytää Buildercomin asiakaspalvelua luomaan kopiolaitos, jolloin se on valittavissa organisaatiolle kopiolaitokseksi.
Punaisin kehyksin merkityt kentät ovat pakollisia. Kun kentät ovat täydennetty, Lähetä – painike lähettää pyynnön eteenpäin asiakaspalveluun. Asiakaspalvelu käsittelee pyynnön ja luo kopiolaitokselle käyttöoikeudet järjestelmään.
Valintalistat – painikkeella luodaan sekä hallinnoidaan organisaation käyttämiä ammattinimikkeitä sekä dokumenttien statuksia. Lisää – sekä poista – painikkeet eivät tällä hetkellä vaikuta mihinkään. Valintalistojen toiminnallisuutta tullaan kehittämään jatkossa.
Ammattinimikkeet ovat nimikkeitä, joita organisaation projekteissa työskentelevät henkilöt voivat valita itselleen näkyväksi projektien yhteystietoluetteloissa. Ammattinimikkeet eivät ole pakollisia, mutta suotavia yhteystietoluettelon selvyyden takia.
Dokumentin statukset ovat dokumenttikorteilla käytettäviä status – tietoja. Niillä voidaan selventää kyseisen dokumentin ajantasaista statusta.
Tarkastustyypit ovat työmaapäiväkirjan tarkastusasiakirjoihin liitettäviä tarkastustyyppejä. Pelkkä nimikkeen lisääminen mahdollistaa luodun tarkastustyypin valitsemisen tarkastusasiakirjaa luodessa.
Nimikkeistöt ovat valmiiksi luotuja työmaapäiväkirjan tarkastusasiakirjoihin liittyviä tarkastustyyppien kokoelmia. Nimikkeistöjen luonti ei ole pakollista, koska tarkastusasiakirjoja luodessa voidaan luoda tarkastukset samaan aikaan.
Alla olevassa esimerkissä on luotu nimikkeistö joka liittyy rakennustyömaan siistimiseen.
Luotuja nimikkeistöjä voidaan käyttää työmaapäiväkirjoja luodessa helpottamaan työmaapäiväkirjan perustamista.
Dokumenttikortti – välilehdellä määritellään kaikkien organisaation projektien dokumenttikorttien tietokentät sekä pakolliset kentät.
Käytössä – sarake määrittää dokumenttikortin käytössä olevat kentät. Vähimmäisvaatimus on Nimi – kenttä. Dokumenttikortin näkyviä tietoja voidaan muokata tarpeen mukaan joko laajemmiksi tai suppeammiksi.
Dokumentin latauksessa – sarakkeessa määritellään täytettävät kentät kun järjestelmään viedään tiedostoa. Esimerkin kuvassa tiedostolle määritellään vain valitut tiedot.
Pakollinen – sarakkeessa määritellään tiedostoa viedessä käyttäjän pakosti täytettävät kentät. Tässä tapauksessa käyttäjän ei ole pakko täyttää muuta kenttää kuin tuotavan tiedoston nimi.
Widgetit ovat organisaation ja projektin etusivulla näkyviä lisätietoikkunoita.
Organisaatiotason etusivulla käytössä olevat ikkunat asetetaan päälle tai pois päältä Widgetit: Organisaatio – välilehdeltä. Järjestelmän ilmoitukset sisältävät järjestelmän päivitystietoja ja muita päivityksiä Buildercomilta. Muun muassa mahdollisista huoltokatkoksista tiedotetaan järjestelmän sisällä ko. ikkunoissa. Organisaation tiedotteet sisältävät organisaationne tasolta lähetettyjä ilmoituksia.
Widgeteillä on kolme mahdollista asetusta, Valittu, Pakollinen sekä Sijainti. Valitut widget - ikkunat ovat valittavissa näkyviksi etusivulla ja käyttäjä pystyy piilottamaan ikkunan näkyvistä. Pakolliseksi valittu widget - ikkuna näkyy käyttäjille aina, eikä käyttäjä pysty itse piilottamaan kyseistä ikkunaa. Sijainnin valinta siirtää ikkunan joko etusivun vasemmalle tai oikealle reunalle.
Organisaation widget – asetukset näkyvät seuraavasta kuvasta:
Organisaation tiedotteet – sisältää organisaation luomat ilmoitukset. Ilmoituksien luonnista kerrotaan tarkemmin myöhemmin tässä ohjeessa.
Järjestelmän ilmoitukset – sisältää sekä organisaatiotasolla että projektitasolla Buildercomin tiedotteita.
Projekteissa itsessään on omat widget – asetuksensa, jotka seuraavat samaa toimintalogiikkaa kuin organisaation tasolla.
Sivustolla olevat käyttäjät – näyttää yhtäaikaisesti projektia selaavat henkilöt. Projektin tiedot – valinta näyttää projektin tiedot alla näkyvän kuvan mukaisesti.
Projektin ilmoitukset – valinta näyttää projektin sisäiset ilmoitukset Ilmoitukset – ikkunassa.
Dokumenttirekisterit – Mikäli projektissa on käytössä dokumenttirekisteri, tämä valinta näyttää dokumenttirekisterit projektin etusivulla.
Tämän lisäksi widgeteistä löytyy toiminto Viimeisimmät lisätyt tiedostot. Tämä toiminto näyttää projektiin kirjautuessa listauksen projektiin lisätyistä tiedostoista yksinkertaisessa listanäkymässä lisäyspäivämäärän mukaisesti. Tiedostojen perässä löytyvät ikonit, joilla käyttäjä voi navigoida joko tiedoston kansioon tai ladata tiedoston omalle koneelleen.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.