Kaikille tarjouspyyntöön osallistuville henkilöille lähetetään yksilöity sähköposti, jossa tiedotetaan tarjouspyynnöstä. Sähköpostiviestissä on linkki tarjouspyyntöön. Mikäli tarjouspyynnössä käytetään sähköistä kilpailuttamista, on sähköpostiviestissä kaksi erilaista linkkiä.
Alla on esimerkki sähköpostiviestistä, joka sisältää tarjouspyyntöön vievän linkin.
Yleiset tiedot
Tarjouspyynnön vastaanottajan näkymän pitäisi aueta normaalisti linkkiä naksauttamalla. Järjestelmään ei saa olla samanaikaisesti kirjautuneena samalla selaimella. Eli mikäli omistat jo käyttäjätunnuksen BEM – järjestelmään, tulee järjestelmästä kirjautua ulos ennen linkin avaamista.
Avautuvassa näkymässä näkyvät tarjouspyynnön nimi sekä valikkoikkunat.
Yleiset tiedot – valikossa näkyvät tarjouspyynnön tunnistetiedot. Mikäli tarjouspyynnössä käytetään sähköistä kilpailuttamista, järjestelmä ilmoittaa, mikäli et ole vielä jättänyt tarjousta.
Tiedoista löytyvät kaikki oleelliset tiedot tarjouspyynnön voimassaolosta sekä tarjouspyynnön luojan yhteystiedot.
Dokumentit
Dokumentit – välilehdeltä löytyvät tarjouspyyntöön kytketyt dokumentit. Näkymää voidaan vaihtaa Hakemistonäkymän tai Listanäkymän välillä.
Hakemistonäkymä näyttää dokumentit hakemistopuuna, kun taas Listanäkymä näyttää kaikki tarjouspyynnön tiedostot yhtenä listauksena.
Kansiota voi napsauttaa hiiren vasemmalla painikkeella, jolloin se avautuu syvemmälle tasolle. Navigointipolku näyttää sijaintisi hakemistorakenteessa.
Hakemistorakenteesta voidaan hakea tahdottu tiedosto, jonka jälkeen sen voi tallentaa omalle tietokoneelle painamalla hiiren vasenta näppäintä tiedoston nimen kohdalla.
Kansionäkymässä voidaan palata takaisin napsauttamalla navigointipolusta jotain linkkiä. Esimerkkikuvassa Dokumentit / Hankkeen yhteiset tiedot / Viranomaisasiat ovat linkkejä kansionäkymässä.
Koko tarjouspyynnön rakenteen voi tarvittaessa hakea pakattuna ZIP – tiedostona.
Hakemistorakenteesta valitaan tahdottu kansio, jonka jälkeen Lataa zippinä – painiketta painamalla voit tallentaa ZIP – tiedoston tietokoneellesi.
Dokumenttinäkymässä on myös Listanäkymä, joka näyttää kaikki tarjouspyyntöön liitetyt tiedostot listana. Näkymä näyttää hakemistorakenteen sekä tiedostoille lisätyt kuvaukset.
Listanäkymästä voidaan ladata tiedostoja samalla tavalla kuin hakemistonäkymästäkin. Zip – lataaminen toimii myös samalla periaatteella kuin hakemistonäkymässä.
Lisäkirjeet
Lisäkirjeet – välilehdeltä löytyvät kaikki pyyntöön liitetyt lisäkirjeet. Mikäli tarjouspyynnössä ei ole lisäkirjeitä, välilehteä ei näytetä.
Lisäkirjeen nimeä napsauttamalla avautuvat lisäkirjeen tarkemmat tiedot tarkasteltavaksi. Lisäkirjeen kommentti – kohdassa kerrotaan tarkemmin lisäkirjeen sisällöstä.
Tiedostoja voidaan avata dokumenttien nimiä painamalla ja koko lisäkirjeen sisällön voi hakea ZIP – tiedostona valitsemalla kaikki lisäkirjeen tiedostot ja painamalla Lataa zippinä – painiketta.
Mikäli tarjouspyynnössä on käytetty sähköistä kilpailutusta, on Tarjous – välilehti näkyvissä.
Järjestelmä kertoo, jos et ole jättänyt tarjousta. Lisäksi järjestelmä näyttää jäljellä olevan ajan tarjouksen jättämiseen.
Tarjous
Tarjous jätetään sähköisesti Tarjous – välilehdellä.
Tarjoukseen lisätään tiedosto Lisää tiedosto – painikkeella.
Painikkeen painaminen avaa uuden ikkunan, jossa tiedosto valitaan omalta tietokoneelta.
Kun tarjoukseen lisätyt tiedostot ovat lisätty järjestelmään omalta tietokoneelta, näkyvät ne vihreällä pohjalla.
Esimerkkikuvassa on lisätty 2 tiedostoa tarjoukseen. Sulje – painike sulkee tiedostolisäysikkunan ja siirtää näkymän takaisin tarjoukseen. Lisättävät tiedostot siirtyvät järjestelmään samalla kun Sulje – painiketta painetaan.
Lisätyt tiedostot näkyvät tarjouksessa. Väärät tiedostot voidaan poistaa Poista – painikkeella.
Tarjous jätetään Jätä tarjous – painikkeella.
Avautuvaan ikkunaan voidaan syöttää saateviesti tarjoukselle sekä lähettäjän tarkemmat yhteystiedot.
Vahvista – painike lähettää tarjouksen tarjouspyynnön vastaanottajalle.
Kun tarjous on lähetetty, järjestelmä näyttää ajankohdan jolloin tarjous on jätetty.
Tarjouksen jättämisen jälkeen jätetystä tarjouksesta lähetetään sähköpostitse yhteenveto. Sähköpostiviestissä on myös linkki, jonka kautta jätettyä tarjousta voidaan muokata.
Alla on esimerkki vahvistusviestistä:
Vahvistusviestin saatuasi tarjous on liitetty onnistuneesti tarjouspyyntöön.
Kysymykset ja vastaukset
Tarjouspyynnön vastaanottaja voi halutessaan ottaa käyttöön kysymykset ja vastaukset -toiminnon. Toiminnolla voidaan kysyä määriteltynä aikana tarjouspyyntö koskevia kysymyksiä.
Kysymysten jättöaikana voi lisätä, muokata ja poistaa jättämiä kysymyksiäsi. Poistetut kysymykset eivät näy tarjouspyynnön vastaanottajalle. Kun kysymysten jättöaika on päättynyt, kysymyksiä ei voida enää muokata tai poistaa.
Tarjouspyynnön vastaanottaja näkee kysymykset ja vastaa halutessaan kysymyksiin. Vastaukset näkyvät kaikille tarjouspyynnön osapuolille. Kun tarjouspyynnön vastaanottaja vastaa kysymykseen heti, siitä lähtee sähköpostitse tiedote tarjouspyyntöön osallistujille.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.