4 Dokumentin lähettäminen työnkulkuun, sekä hyväksyminen tai hylkääminen

Projektin dokumentinhallinnassa dokumentteja voidaan lähettää ennalta luotuihin työnkulkuihin tarkastus-hyväksyntä -kiertoon (tai pelkkä hyväksyntä). Tämän jälkeen työnkulkuun määritetyt henkilöt voivat hyväksyä tai hylätä dokumentteja.

Dokumenttien lähettäminen tarkastettavaksi ja/tai hyväksyttäväksi Työnkulkuun tapahtuu projektin dokumentinhallinnassa. (Huom! Käyttäjällä tulee olla projektiin roolioikeus, joka sisältää Project workflows send documents -featuren). Dokumentti tulee lisätä projektille ennen kuin sen voi lähettää työnkulkuun. Eli ensin joko tallennetaan dokumentit tai valitaan kansio, jossa työnkulkuun lähettävät dokumentit sijaitsevat. Ensin valitaan joko yksi tai useampi dokumentti aktiiviseksi, jolloin dokumentinhallinnan toimintopainikkeet tulevat näkyviin (Käyttäjällä tulee olla projektilla sellaiset oikeudet, että työnkulkuun lähettäminen on sallittu. Mikäli painike ei näy, ole yhteydessä projektin pääkäyttäjiin). Dokumenttien lähettäminen työnkulkuun tapahtuu Lähetä työnkulkuun -painikkeella. Avautuvalla lomakkeella valitaan työnkulku, johon dokumentit halutaan lähettää (esimerkiksi projektin pääkäyttäjä pystyy lisäämään työnkulkuja projektin tarpeisiin). Valitusta työnkulusta tulee näkyviin Kuvaus, Tarkastaja (mikäli käytössä) ja Hyväksyjä. Saate -kenttään kirjoitetaan teksti (pakkolinen tieto), jonka haluaa lähettää tarkastajalle ja hyväksyjälle. Näkyvissä on myös valitut dokumentit, jotka työnkulkuun ovat lähtemässä. Jos lähettää työnkulkuun useita dokumentteja, niin ne tarkastetaan yhtenä kokonaisuutena. Lähetä -painikkeella dokumentit lähtevät työnkulkuun. Mikäli ei kuitenkaan halua lähettää dokumentteja, niin Peruuta -painikkeella lomakkeen saa suljettua.

Työnkulkuun lähettämisen jälkeen dokumenttien Revision tila muuttuu automaattisesti (tarkastettavana, hyväksyttävänä, tarkastettu, hyväksytty, hylätty) sen mukaan, missä vaiheessa työnkulkua dokumentti on. Dokumentti myös lukittuu automaattisesti, jolloin sitä voi ainoastaan esikatsella, ladata tai kommentoida. Viemällä hiiren kursorin lukon päälle, tulee esiin teksti, joka näyttää mihin työnkulkuun se on lähetetty, lähetyspäivämäärä ja lähettäjä. Lukitus poistuu, kun dokumentti on joko hyväksytty tai hylätty. Dokumentit työnkulkuun lähettänyt käyttäjä saa tiedon sähköpostiin työnkulun etenemisestä (hyväksytty/hylätty).

Ohessa video-ohje dokumenttien lähettämisestä työnkulkuun, sekä lähetettyjen dokumenttien hyväksymisestä.

Dokumentin lähettäminen työnkulkuun, sekä hyväksyminen tai hylkääminen (video)